Secrétariat général

Rôle

Le Secrétariat général est chargé de :

  • fournir des services de secrétariat aux Conseils d’administration et aux Conseils des Gouverneurs, gérer les dossiers et documents de la Banque et préparer le rapport annuel de la Banque ;
  • coordonner les relations entre la Direction, les Conseils et les pays membres ;
  • fournir des services de protocole et d’assistance connexe aux membres du personnel élu et des services administratifs au personnel de la Banque ;
  • maintenir des relations harmonieuses avec les services administratifs du pays hôte ; et
  • organiser des conférences et, en particulier, des réunions des organes statutaires de la Banque, gérer les équipements des interprètes, y compris les cassettes enregistrées pendant les délibérations des Conseils et des organes statutaires, gérer les salles de réunion et assurer la disponibilité des installations correspondantes.

Rapports hiérarchiques

Le Secrétaire général rend compte directement au Président et supervise :

  • la division des travaux et documents du Conseil ; et
  • la division des services de protocole et d’assistance aux membres du personnel élu.

Le département fournit également un service d’assistance pour l’organisation de conférences.

Activités principales

Division des travaux et documents du conseil (SEGL.1)

Les activités principales de la Division des travaux et documents du Conseil  consistent à assister les Conseils dans leurs travaux, à contrôler les relations avec les pays membres et à gérer les documents de la Banque. Ces activités sont énumérées ci-après :

  • préparer et mettre à jour la liste des Gouverneurs et de leurs suppléants ;
  • coordonner les négociations relatives à l’admission ou au retrait de pays membres, et gérer les souscriptions au capital de la BAD et la participation à la reconstitution des ressources du  FAD ;
  • planifier et organiser l’élection du Président et des administrateurs, et superviser leur entrée en fonction ;
  • préparer les programmes de travail des Conseils et contrôler leur application ;
  • traiter et contrôler les documents destinés aux Conseils jusqu’à ce qu’ils soient rédigés dans leur version définitive et prêts pour signature et distribution ;
  • élaborer le programme des réunions du Conseil et fournir les services de secrétariat, organiser les réunions des Conseils et de leurs organes subsidiaires, préparer la transcription des délibérations du Conseil, les résumés des décisions du Conseil et les rapports des comités ;
  • élaborer une compilation des décisions du Conseil tous les six mois et contrôler la mise en oeuvre des décisions par les unités organisationnelles concernées ;
  • mettre à jour et publier périodiquement la situation relative aux droits de vote des pays membres ;
  • coordonner les préparations des assemblées annuelles des Conseils des Gouverneurs et de leurs organes subsidiaires, ainsi que d’autres réunions spécifiques (augmentation générale de capital, reconstitution des ressources du FAD, y compris des évaluations intermédiaires) ;
  • garder les sceaux de la Banque et certifier l’authenticité de ses documents ;
  • reproduire, imprimer et publier les documents de la Banque, informer la Direction de la sélection et de l’acquisition d’équipements d’impression et de reproduction et assurer la standardisation et l’usage adéquat des équipements ; et
  • administrer la gestion documentaire et le système d’archivage pour les  archives centrales de la Banque et les dossiers des unités organisationnelles.

Division du protocole et services au personnel élu (SEGL.2)

Les activités principales de la Division du protocole et des services au personnel élu consistent à fournir des services de protocole, à gérer les relations avec le pays d’accueil et à prêter une assistance administrative aux membres du personnel élu. Ces activités sont énumérées ci-après :

  • conserver un registre des signatures autorisées de la Banque et des institutions affiliées ;
  • fournir des services protocolaires pour les cérémonies de signature des accords de prêts, les Assemblées annuelles, les réunions, les conférences et les événements importants organisés ou parrainés par la Banque ;
  • coordonner l’accueil des hôtes et des délégations officielles visitant la Banque, les assister dans leurs démarches administratives de dédouanement et d’immigration et veiller à ce qu’ils bénéficient des meilleures conditions possibles pendant la durée de leur séjour ;
  • coordonner, avec les services du pays hôte, les négociations des accords établissant la Banque et contrôler ces derniers, en particulier, moyennant une gestion des immunités et privilèges diplomatiques concédés à la Banque et à son personnel ; et
  • élaborer le budget des Conseils des Gouverneurs et des Conseils d’Administration, et contrôler l’application de ces budgets ainsi que fournir des services d’assistance administrative et logistique aux membres du personnel élu.

Service de conférence

Le Service de conférence est chargé de :

  • gérer toutes les installations requises pour les réunions et conférences internes qui sont organisées par la Banque ou qui se tiennent à la Banque, notamment : les réunions des Conseils des Gouverneurs du FAD, des Conseils des Gouverneurs, des Conseils d’administration, de leurs organes subsidiaires, ainsi que de ceux d’autres unités organisationnelles ; et
  • gérer les équipements d’interprétation et d’enregistrement et assurer leur bon fonctionnement.

Interactions clés

Interfaces internes

  • toutes les unités organisationnelles pour la diffusion des procès-verbaux des Conseils et des résumés des décisions relatives à leur application;
  • tous les employés du Groupe de la Banque pour les services de protocole relatifs aux visas d’entrée et de résidence, aux franchises, etc. ;
  • les Gouverneurs, leurs suppléants et les membres du personnel élu pour les services administratifs et de secrétariat.
  • tous les membres du personnel de la Banque pour les informations ;
  • toutes les unités organisationnelles pour le conseil et l’assistance dans la gestion de l’information et de domaines connexes.

Interfaces externes

  • tous les pays membres pour la coordination des questions statutaires ;
  • les hôtes du Groupe de la Banque pour les assister durant leur séjour ;
  • le gouvernement du pays d’accueil pour l’application de l’accord de siège ; et
  • les ambassades pour l’obtention des visas destinés pour les voyages officiels.