Vérification de la conformité et Demande de médiation

Qui peut demander une vérification de la conformité ou une médiation ?

• Tout groupe d’au moins deux personnes du pays ou des pays où est situé le projet financé par le Groupe de la Banque, qui considère que, par suite d’une violation de ses politiques et/ou procédures par le Groupe de la Banque, leurs intérêts ont été ou risquent d’être lésés de façon directe et concrète ;
• Les organisations, associations, communautés ou autres groupements d’individus lésés par un projet financé par le Groupe de la Banque ;
• Un représentant local dûment mandaté, agissant sur instruction expresse des personnes lésées. Des représentants étrangers peuvent servir de représentants dans les cas où il n’y a pas de représentation adéquate ou appropriée dans le pays où est situé le projet ;
• Les Conseils d’administration du Groupe de la Banque.

Quelles informations doivent être contenues dans une requête de vérification de la conformité ou de médiation ?

• Décrire le projet faisant l’objet de la requête;
• Expliquer de quelle manière les politiques, les procédures ou les dispositions contractuelles du Groupe de la Banque ont été gravement violées ;
• Décrire de quelle manière l’action ou l’omission du Groupe de la Banque a conduit ou pourrait conduire au non-respect des dispositions considérées ;
• Décrire en quoi l’action ou l’omission du Groupe de la Banque a causé ou risque de causer un préjudice grave aux parties lésées ;
• Décrire les dispositions prises par les parties lésées pour résoudre le problème avec les services du Groupe de la Banque, et expliquer pour quelles raisons la réponse du Groupe de la Banque n’est pas satisfaisante ;
• Les requérants souhaitant soumettre à nouveau une requête relative à des enjeux précédemment traités par CRMU doivent exposer les preuves ou les circonstances nouvelles justifiant un réexamen par CRMU de cette affaire ;
• Si certaines informations demandées ci-haut ne peuvent être fournies, une explication doit être annexée à la requête.
• Les Pièces à joindre à la requête sont :
  • L’ensemble de la correspondance échangée avec les services du Groupe de la Banque ;
  • Les comptes rendus des réunions avec le personnel du Groupe de la Banque ;
  • Une carte ou un graphique, le cas échéant, indiquant le lieu où se trouve la partie lésée ou la zone touchée par le projet, et
  • Toute autre preuve à l’appui de la requête.

Format et dépôt d’une requête

• Aucun formulaire particulier n’est nécessaire, la requête peut être présentée sous la forme d’une lettre.
• La requête doit être écrite, datée et signée.
• Elle doit être rédigée dans une des langues de travail de la Banque (anglais ou français). Si cela n’est pas possible, elle peut être rédigée en langue locale. Toutefois, cela entrainera un délai supplémentaire de le traitement, compte tenu de la traduction.
• Elle doit être envoyée par n’importe quel moyen adéquat (par exemple : lettre, email, fax, etc.),  à l’adresse de CRMU à l’agence temporaire de relocalisation (ATR) ou à n’importe quel bureau de représentation extérieure du groupe de la Banque dans les pays des requérants.

Limitations

CRMU n’est pas habilitée à recevoir les requêtes concernant :

• Les plaintes provenant des soumissionnaires et les fournisseurs, au sujet de la passation de marchés;
• Les cas de fraude ou de corruption ;
• Les plaintes futiles et malveillantes ;
• Les affaires portées devant le Tribunal administratif de la Banque ;
• Les affaires portées devant d’autres instances de recours judiciaire ou organes similaires ;
• Les plaintes motivées par l’intention d’obtenir un avantage compétitif;
• Les affaires déjà examinées par le MII, sauf en cas de nouvelles preuves concrètes;
• Les actes relevant de la responsabilité de tiers ;
• L’adéquation ou la pertinence des politiques et procédures du Groupe de la Banque, et
• Les projets du secteur privé, sauf en ce qui concerne les politiques environnementales et sociales.

Enregistrement et traitement d’une requête

• Dès réception d’une requête, le directeur de CRMU procède, à un examen préliminaire afin de déterminer s’il s’agit d’une plainte de bonne foi portant sur un préjudice présumé résultant d’une opération financée par le Groupe de la Banque.
• Dans un délai de quatorze (14) jours suivant la réception de la requête, le directeur de CRMU décide d’enregistrer la requête ou de demander des renseignements complémentaires, auquel cas le délai de décision sera prorogé jusqu’à l’obtention des renseignements et pièces nécessaires, à moins que le directeur ne juge que la plainte n’est pas du ressort du MII.
• Si le directeur de CRMU conclut qu’il s’agit d’une plainte de bonne foi portant sur un préjudice présumé résultant d’une opération financée par le Groupe de la Banque, il/elle déterminera si la plainte doit être enregistrée pour une action de médiation (résolution de problèmes) ou pour une vérification de la conformité qui sera conduite par le Panel d’experts.

L’enregistrement d’une requête

• Le directeur de CRMU envoie aux requérants une notification de l’enregistrement, comprenant le nom des requérants, le projet, le pays et les adresses de contact. Une copie de la notification est envoyée aux Conseils d’administration, au Président et à la Direction du Groupe de la Banque.
• Le directeur de CRMU demande à la Direction du Groupe de la Banque, dans les 21 jours suivant la réception de la notification,  de fournir la preuve écrite qu’elle s’est conformée ou entend se conformer aux politiques et procédures pertinentes du Groupe de la Banque.
• CRMU peut également demander  des éclaircissements à la Direction ou des renseignements complémentaires aux requérants à la lumière de la réponse de la Direction, dans un délai déterminé.
• Si la Direction ne donne pas de réponse dans le délai prescrit, le directeur de CRMU informe les Conseils et le Président, avec copie aux requérants.

Les requérants peuvent avoir plus d'informations en envoyant un e-mail à CRMUinfo  et/ou transmettre une copie de leurs requêtes à CRMUcomplaints pour vérification de la conformité ou pour une résolution de problèmes.