Vérification de la conformité et Demande de médiation

Qui peut demander une vérification ou une médiation ?

• Tout groupe d’au moins deux personnes du pays ou des pays où est situé le projet financé par le Groupe de la Banque, qui considèrent que, par suite d’une violation de ses règles et/ou procédures par le Groupe de la Banque, leurs intérêts ont été ou risquent d’être lésés de façon directe et concrète ;
• Des organisations, des associations, une communauté ou d’autres groupements d’individus, lésés par un projet financé par le Groupe de la Banque ;
• Un représentant local dûment mandaté, agissant sur instruction expresse en tant qu’agent de personnes lésées. Des représentants étrangers peuvent servir d’agents dans les cas où il n’y a pas de représentation adéquate ou appropriée dans le pays où est situé le projet ;
• Les Conseils d’administration du Groupe de la Banque.

Quelles informations doivent-elles être contenues dans la requête de vérification de la conformité ou de médiation ?

• Décrire le projet ;
• Expliquer de quelle manière les politiques, les procédures ou les dispositions contractuelles du Groupe de la Banque ont été gravement violées ;
• Décrire de quelle manière l’action ou l’omission du Groupe de la Banque a conduit ou pourrait conduire au non-respect des dispositions considérées ;
• Décrire en quoi l’action ou l’omission du Groupe de la Banque a causé ou risque de causer un préjudice grave aux parties lésées ;
• Décrire les dispositions prises par les parties lésées pour résoudre le problème avec les services du Groupe de la Banque, et expliquer pourquoi elles ne sont pas satisfaites de la réponse de la Banque ;
• Exposer les preuves ou les circonstances nouvelles justifiant un réexamen par CRMU d’une affaire dont cette Unité avait été saisie précédemment ;
• Expliquer pourquoi certains des renseignements visés ci-dessus ne peuvent être communiqués.
• Les Pièces à joindre à la requête sont :
  • L’ensemble de la correspondance échangée avec les services du Groupe de la Banque ;
  • Les comptes rendus des réunions avec le personnel du Groupe de la Banque ;
  • Une carte ou un graphique, le cas échéant, indiquant le lieu où se trouve la partie lésée ou la zone touchée par le projet, et
  • Toute autre preuve à l’appui de la requête.

Présentation et dépôt de la requête

Pour la présentation et le dépôt de la requête :

• Aucun formulaire particulier n’est nécessaire ; une lettre suffit.
• La requête doit être écrite, datée et signée.
• Elle doit être rédigée dans une des langues de travail de la Banque (anglais ou français).
• Elle doit être envoyée par n’importe quel moyen adéquat,  à CRMU au siège de la Banque ou à l’agence temporaire de relocalisation (ATR) ou à n’importe quel bureau de représentation extérieure du groupe de la Banque.

Limitations

CRMU n’est pas habilitée à recevoir les requêtes concernant :

• La passation de marchés entre les soumissionnaires et les fournisseurs;
• Les cas de fraude ou de corruption ;
• Les plaintes futiles et malveillantes ;
• Les affaires portées devant le Tribunal administratif de la Banque ;
• Les affaires portées devant d’autres instances de recours judiciaire ou organes similaires ;
• Les plaintes motivées par l’intention d’obtenir un avantage compétitif ;
• Les affaires déjà examinées par le MII, sauf en cas de nouvelles preuves solides ;
• Les actes relevant de la responsabilité de tiers ;
• L’adéquation ou la pertinence des politiques et procédures du Groupe de la Banque ; et
• Les projets du secteur privé, sauf en ce qui concerne les politiques environnementales et sociales.

Enregistrement et instruction de la requête

• Le directeur de CRMU procède, dès réception de la requête, à un examen préliminaire afin de déterminer s’il s’agit d’une plainte de bonne foi portant sur un préjudice présumé résultant d’une opération financée par le Groupe de la Banque.
• Dans les quatorze (14) jours suivant la réception de la requête, le directeur de CRMU décide de l’enregistrer ou demande des renseignements complémentaires, auquel cas le délai de décision peut être prorogé jusqu’à l’obtention des renseignements et pièces nécessaires, à moins qu’il ne juge que l’affaire n’est pas du ressort du MII.
• Si le directeur de CRMU conclut qu’il s’agit d’une plainte de bonne foi portant sur un préjudice présumé résultant d’une opération financée par le Groupe de la Banque, il/elle détermine si la plainte doit être enregistrée pour une action de médiation (résolution de problèmes) ou pour un examen plus approfondi en vue d’une vérification de la conformité qui sera conduite par les experts du fichier.

L’enregistrement de la requête comporte les démarches suivantes :

• Le directeur de CRMU envoie aux requérants une notification de l’enregistrement, comprenant le nom des requérants, le projet, le pays et les adresses de contact. Une copie de la notification est envoyée aux Conseils d’administration, au Président et à la Direction du Groupe de la Banque.
• Le directeur de CRMU, dans les 21 jours suivant la réception de la notification, demande à la Direction du Groupe de la Banque de fournir la preuve écrite qu’elle s’est conformée ou entend se conformer aux politiques et procédures pertinentes du Groupe de la Banque. CRMU peut également demander  des éclaircissements à la Direction ou des renseignements complémentaires aux requérants à la lumière de la réponse de la Direction, dans un délai déterminé. Si la Direction ne donne pas de réponse dans le délai prescrit, le directeur de CRMU notifie aux Conseils et au Président, avec copie aux requérants.

Les requérants peuvent avoir plus d'informations en envoyant un e-mail à CRMUinfo  et/ou transmettre une copie de leurs requêtes à CRMUcomplaints pour vérification de la conformité ou pour une résolution de problèmes.