Durant la soumission des offres


La sous-traitance des travaux est-elle autorisée ? Si oui, existe-t-il une limite de pourcentage, dès lors qu’aucune n’est précisée dans les dossiers d’appel d’offres ?

La sous-traitance de certains travaux contractuels est autorisée. Toutefois, les dossiers d’appel d’offre relatifs aux contrats de travaux doivent indiquer dans quelle mesure la sous-traitance est autorisée et si les sous-traitants proposés doivent être mentionnés dans l’offre. La sous-traitance est limitée à un maximum de 25 pour cent du montant total du contrat. Elle est régie par les conditions générales du contrat principal, tandis que les droits et les obligations du sous-traitant sont régis uniquement par le sous-contrat. L’entrepreneur principal engage sa responsabilité sur la totalité du contrat.

La « date limite » de soumission des offres est-elle stricte ? La période de soumission peut-elle être prorogée ?

Cette date est très stricte. Une clause des Instructions aux soumissionnaires (IS) dans les dossiers d’appel d’offres stipule que les offres en retard seront rejetées et retournées non ouvertes au soumissionnaire. Ces dates limites sont précisées dans les dossiers d’appel d’offres, et pour éviter toute complication, elles doivent être scrupuleusement respectées. Il convient de noter que « date limite » signifie généralement la date à laquelle l’autorité d’adjudication doit recevoir l’offre, et non la date figurant sur le cachet de la poste. C’est la raison pour laquelle il est recommandé de calculer à l’avance la durée de l’envoi postal ou par courrier express. Les offres étant souvent considérées comme confidentielles, celles qui sont reçues par télécopie ou par courriel ne sont pas acceptées par les autorités d’adjudication.  Les périodes de soumission peuvent être prorogées par l’emprunteur sur la base de motifs justifiés qui lui sont communiqués dans un délai raisonnable.

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Une offre peut-elle être disqualifiée si le soumissionnaire manque à fournir les documents nécessaires ?

La non-présentation des documents nécessaires est jugée différemment en fonction de leur objet. Les documents primaires sont destinés à étayer la légitimité d’une offre, c’est-à-dire à prouver que l’offre n’est ni spéculative, ni exploratoire, ni frivole. Les documents secondaires fournissent quant à eux des détails complémentaires sur les aspects techniques de l’offre.

L’inadéquation ou le manque de documents primaires est considéré comme une dérogation majeure et entraîne de ce fait le rejet de l’offre. Par exemple, les offres non assorties d’une garantie de soumission (dès lors que cela est spécifié dans l’offre) et des certificats des fabricants de certains biens et équipements, peuvent être rejetées. L’absence de documents secondaires est en revanche généralement considérée comme une dérogation mineure qui peut être palliée par leur présentation ultérieure. Très souvent, les soumissionnaires accordent peu d’attention à ces exigences. Dans les cas où une évaluation est impossible sans certains documents, les offres doivent être rejetées.

Le défaut de présentation des documents secondaires en même temps que l’offre entraîne le report de l’évaluation jusqu’à ce que ces documents soient reçus. S’ils ne le sont pas dans les délais impartis, l’offre peut être rejetée. En résumé, tout manquement aux  exigences  de documentation constitue un risque important pour le soumissionnaire et peut entraîner le rejet d’une offre.

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Les soumissionnaires sont-ils autorisés à déroger aux dispositions des dossiers d’appel d’offres ou est-ce un motif de disqualification ?

Il existe deux types de dérogations : (i) les dérogations majeures aux dispositions contenues dans les dossiers d’appel d’offres (également appelée dérogations substantielles ou matérielles) ; et (ii) les dérogations mineures (dérogations non substantielles ou dérogations non matérielles). Si les dérogations majeures constituent un motif de rejet de l’offre, les offres comportant des dérogations mineures ne sont en général pas rejetées, mais sont évaluées en déterminant la valeur financière de chaque dérogation et en l’ajoutant au prix de l’offre. Le “prix évalué de l’offre” est donc la somme du prix de l’offre sur devis plus le total des ajustements faits pour les dérogations mineures et les autres facteurs d’évaluation spécifiés dans les dossiers d’appel d’offres.

Le traitement de chaque dérogation dépend de sa nature, commerciale ou technique, aussi sont-elles analysées attentivement afin de déterminer s’il s’agit de dérogations majeures ou mineures. Il est évident que si l’offre présente des dérogations majeures, elle est rejetée et disqualifiée. Si toutefois des dérogations mineures sont constatées, une évaluation détaillée est entreprise et les ajustements nécessaires sont apportés au prix de l’offre, comme cela est indiqué plus haut.

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Un soumissionnaire est-il autorisé à faire des hypothèses dans sa soumission ? Si oui, l’offre est-elle évaluée ou rejetée ?

Si les soumissionnaires ne sont pas certains des exigences stipulées dans les dossiers d’appel d’offres (que ce soit à propos de la forme de la soumission, des dispositions commerciales ou des spécifications techniques), il est conseillé de demander des éclaircissements par écrit, plutôt que de fonder son offre sur des hypothèses. L’Emprunteur et la Banque infèrent parfois des hypothèses comme « conditions » de l’offre, qu’ils qualifient alors d’« offre conditionnelle », ce qui n’est pas acceptable. Il est donc préférable de demander des explications, que l’Emprunteur ou ses consultants sont tenus de fournir avant la soumission, tel que cela est stipulé dans les dossiers d’appel d’offres. En d’autres termes, « ne supposez pas, mais demandez ».

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Un soumissionnaire peut-il être autorisé à soumettre deux offres simultanément en les assortissant de deux garanties de soumission ?

Non. Un soumissionnaire n’est autorisé à ne soumettre qu’une seule offre assortie d’une garantie. Le nombre d’offres à soumettre est spécifié dans les dossiers d’appel d’offres. Les soumissionnaires peuvent, s’ils le souhaitent, soumettre des offres variantes dès lors qu’une telle disposition est prévue dans les dossiers d’appel d’offres.

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Est-il obligatoire de soumettre la garantie/le cautionnement d’offre en même temps que l’offre, ou peuvent-ils être soumise séparément ? S’il (la garantie/le cautionnement) est soumis ultérieurement ou s’avère insuffisant, l’offre est-elle

Le défaut de présentation de la garantie de  soumission, qui est prévue par les termes et conditions des dossiers d'appel d'offres, est considéré comme une « dérogation substantielle » et peut constituer un motif de rejet de l’offre. Les garanties doivent normalement accompagner l’offre; elles peuvent soit être jointes à celle-ci, soit être soumis séparément dans une enveloppe. Il convient toutefois de noter que l’offre assortie d’un prix et l’enveloppe contenant la garantie (si elles sont soumises séparément) doivent être reçues par l’autorité contractante avant la date et l’heure spécifiées dans les dossiers d’appel d’offres.

Si la garantie de soumission  est soumise après la date et l’heure spécifiées, c’est-à-dire après que les offres ont été ouvertes, elle sera considérée comme une soumission en retard, et l’offre sera rejetée. Normalement, le montant de la garantie est indiqué en pourcentage du prix total de l’offre proposée. La soumission d’une garantie d’un montant insuffisant par rapport au prix de l’offre, mais dans des proportions relativement  négligeables, est considérée comme une « dérogation mineure ». Toutefois, des différences importantes dans le montant de la garantie ou dans une devise différente de la devise de l’offre - lorsqu’elle n’est pas autorisée  dans les dossiers d’appel d’offres - constituent une dérogation majeure, qui peut être un motif de rejet.

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La garantie de l’offre peut-elle être soumise sous la forme d’un cautionnement, d’une lettre de crédit ou d’un paiement en espèces ?

La forme de la garantie (garantie bancaire, lettre de crédit, paiement en espèces) est stipulée dans les dossiers d’appel d’offres. Une garantie de soumission soumise sous la forme d’un cautionnement par une compagnie d’assurance, qui n’est pas stipulée dans les dossiers d’appel d’offres, ne peut être acceptée.

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Un soumissionnaire peut-il soumettre la garantie de l’offre sous une forme différente que le spécimen inclus dans les dossiers d’appel d’offres ?

Non. Si la forme de la garantie de l’offre est différente de celle prescrite dans les dossiers d’appel d’offres, l’offre peut être rejetée.

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Que se passe-t-il si un soumissionnaire désire une clarification lorsqu’il prépare son offre ? Peut-il obtenir des clarifications sur un dossier d’appel d’offres par télécopieur ou courriel ?

Le nom, le numéro de téléphone et l’adresse complète de l’organe/organisation qui a émis le dossier d’appel d’offres sont indiqués dans l’Avis d’appel d’offres. Dans l’hypothèse où il serait nécessaire d’obtenir des clarifications, une lettre formelle devra être écrite audit organe/organisation. Cependant, dans un souci de transparence,  toutes les clarifications devront se faire par écrit et l’agence répondra de la même manière à tous les soumissionnaires sans révéler le nom du soumissionnaire qui a initialement sollicité la clarification. Il faut ajouter que, dans la plupart des cas, des réunions préalables à la soumission, qui seront mentionnées dans le dossier d’appel d’offres, se tiendront. Les soumissionnaires sont fortement encouragés à y assister, à poser des questions et à obtenir les clarifications dont ils ont besoin lors de ces réunions, avant la soumission.

Toutes les réponses aux questions lors de la période de pré-soumission seront envoyées, par écrit, à tous les soumissionnaires qui ont acheté le dossier d’appel d’offres, même s’ils n’assistent pas à la réunion préalable.

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Une offre peut-elle être soumise télégraphiquement, par courriel ou par télécopie ?

Non. Les offres ne peuvent  être soumises ni télégraphiquement, ni par courriel ni par télécopie. Elles devront être envoyées par la poste (services postaux ou service de messagerie express) ou remises en main propre à l’adresse qui est mentionnée, dans les délais impartis, la forme et la manière qui sont indiqués dans l’avis d’appel d’offres et stipulés dans le dossier d’appel d’offres.

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Si le montant de l’offre est libellé dans une monnaie différente de celle qui est spécifiée dans le dossier d’appel d’offres, l’offre sera-t-elle considérée à l’évaluation ou sera-t-elle rejetée ?

Selon les règles de passation des marchés de la Banque, les dossiers d’appel d’offres  international doivent toujours mentionner que tout soumissionnaire répondant aux critères de participation de la Banque est autorisé à libeller le montant de son offre dans la monnaie de son pays ou, s’il le désire, dans une monnaie couramment utilisée dans le commerce international qui réponde aux critères de provenance de la Banque. En conséquence, si le montant de l’offre est libellé dans une monnaie qui répond aux critères de provenance mais qui n’est pas spécifiée dans le dossier d’appel d’offres, cette dérogation sera considérée comme mineure. La monnaie de l’offre sera convertie dans la monnaie qui sera utilisée pour comparer les offres suivant la méthode spécifiée dans le dossier d’appel d’offres.

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Quels sont les critères d’attribution des contrats ?

Les critères d’attribution des contrats sont normalement stipulés dans le dossier d’appel d’offres. En général, l’offre retenue sera celle qui aura été jugée « évalué le moins disant » et dont on aura considéré qu’elle était substantiellement conforme au dossier d’appel d’offres, sous réserve que le candidat ait été admis à concourir et qu’il réponde aux critères de la Banque énoncés dans le dossier d’appel d’offres.

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Dans quelles conditions les soumissions sont-elles rejetées et un nouvel appel d’offres lancé ?

L’emprunteur a le droit de rejeter toute offre reçue ou toutes les offres reçues, s’il

  • trouve que toutes les offres reçues ne sont pas conformes substantiellement aux dispositions du dossier d’appel d’offres ;
  • s’il est prouvé qu’il n’y pas eu vraiment de concurrence ;
  • si les prix des offres sont inhabituellement élevés ;
  • si le dossier d’appel d’offres présente des irrégularités ou manque de clarté ; et
  • si le client a modifié ses spécifications.

Le droit de rejeter l’ensemble des offres ne doit donc pas s’exercer s’il existe des offres qui se conforment aux dispositions du dossier d’appel d’offres ou si l’une desdites offres a été remise avec un prix jugé raisonnable.

La relance d’un appel d’offres est une mesure qui s’exerce en dernier recours, car elle retarde inévitablement la passation des marchés et provoque aussi, par voie de conséquence, des retards dans la mise en œuvre du projet, sans compter que les prix sont plus élevés au deuxième tour. La Banque n’approuve la relance d’un appel d’offres que lorsqu’elle est assurée que l’une des raisons mentionnées ci-dessus la justifie.

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