Avant la soumission des offres


Qu’est-ce qu’une offre ?

Une offre est la réponse d’un soumissionnaire à une demande par une autorité contractante sollicitant des offres pour fournir des travaux, des biens ou des services spécifiques.

Où sont publiés les avis d’appel d’offres ou les appels à la concurrence ?

Un Avis général de passation de marché (AGPM) est publié par la Banque et l’Emprunteur dans le Journal Development Business des Nations Unies (UNDB) et le site internet de la BAD, dès l’accord de chaque prêt ou don, par le Conseil d’administration de la Banque.

Pour toutes les offres dans le cadre d’un appel d’offres international (AOI), des Avis spécifiques d’appel d’offres (ASAO) sont publiés dans l’UNDB, le site internet de la BAD et dans les organes de presse respectifs du pays emprunteur. Pour les appels d’offres nationaux (AON), les avis d’appel d’offres ne sont publiés que dans la presse nationale, après l’émission de l’AGPM.

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La Banque dispose-t-elle d’une base de données similaire au DACON (Consultant) pour l’enregistrement des entrepreneurs et des fournisseurs ?

La Banque gère la base de données DACON des consultants, mais aucune base de données équivalente n’est prévue pour les entrepreneurs et les fournisseurs. En revanche, la Banque possède un système d’enregistrement de tous les contrats décernés à des entrepreneurs, fournisseurs et consultants pour les différents projets qu’elle finance.

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L’enregistrement auprès de la Banque est-il obligatoire avant que les entrepreneurs ou les fournisseurs ne deviennent éligibles pour soumettre des offres dans le cas de projets financés par la Banque ?

Non. Les entrepreneurs et les fournisseurs des pays membres ne sont pas tenus de s’enregistrer auprès de la Banque pour pouvoir participer à un processus de passation des marchés dans le cadre des projets financés par la BAD. Pour des projets de grande envergure ou d’une grande complexité, des procédures de pré-qualification peuvent cependant être utilisées, qui sont alors publiées dans l’UNDB.

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Comment une entreprise intéressée peut-elle soumettre une offre ?

Lorsqu’une entreprise apprend, par le biais de l’AGPM, de l’ASAO ou du Résumé trimestriel des opérations de la Banque (RTO), ou encore dans le Business Bulletin de la BAD ou sur le site web de celle-ci, qu’une procédure de passation des marchés bénéficiant du financement de la Banque a été ouverte, et dès lors qu’elle est intéressée, elle doit tout d’abord faire connaître son intérêt par écrit à l’Emprunteur. Elle doit ensuite demander le dossier d’appel d’offres dès qu’il est disponible. Les soumissionnaires intéressés doivent veiller à bien faire parvenir à l’Emprunteur le montant spécifié nécessaire pour l’achat des dossiers d’appel d’offres. Les soumissionnaires intéressés peuvent également faire acheter ces documents par un représentant local, et les ambassades peuvent elles aussi parfois les acheter pour le compte des entreprises. Dans tous les cas, les soumissionnaires doivent veiller à ce que leur nom apparaisse bien sur l’ensemble des documents.

Après que l’entreprise a reçu les dossiers d’appel d’offres, elle doit étudier avec attention les dispositions et les exigences contenues dans les Instructions aux soumissionnaires (IS) pour décider si elle peut répondre à cet appel d’offres. Le soumissionnaire doit être certain de bien comprendre les exigences tant commerciales que techniques et de pouvoir strictement les respecter lors de la préparation de l’offre. Tous les termes et conditions d’un appel d’offres doivent être clairement définis. Les éventuels questions et doutes doivent être clarifiés avec le client/acheteur avant que le soumissionnaire ne termine la préparation de son offre. Si une entreprise décide de soumettre une offre, elle doit suivre précisément la procédure de l’IS et soumettre son offre aux date, heure, et au lieu spécifiés, tels que précisés dans les documents de soumission.

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Comment trouver le nom de l’agence chargée de l’exécution du projet ?

Dans le cadre d’un financement par le groupe de la Banque, le nom et l’adresse de l’agence d’exécution de l’Emprunteur sont indiqués dans le Résumé trimestriel des opérations de la Banque (RTO), l’AGPM, l’ASAO et dans le Business Bulletin de la BAD.

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Si une entreprise répond à l’Avis général de passation de marché (AGPM) et demande mais ne reçoit pas l’Avis spécifique d’Appel d’offres (ASAO) international, que doit-elle faire ?

Les entreprises peuvent en général consulter l’AGPM dans l’UNDB, et il leur est conseillé de suivre le traitement de l’appel d’offre dans l’UNDB jusqu’à ce qu’elles voient apparaître l’ASAO qui les intéresse. L’AGPM spécifie quand seront publiés les ASAO. En général, l’entreprise doit contacter l’Emprunteur dès qu’elle apprend que les dossiers d’appel d’offres sont publiés, pour les demander ou les acheter immédiatement, selon le cas. Si l’entreprise ne dispose pas de suffisamment de temps pour préparer son offre après avoir reçu les dossiers d’appel d’offres, elle est en droit de demander un report de la date de clôture des soumissions pour pouvoir disposer de suffisamment de temps. Si l’Emprunteur omet de répondre ou n’accepte pas le report proposé, l’entreprise doit immédiatement en avertir la Banque, en général le Responsable du projet concerné (Task Manager) ou le chef de l’Unité de passation des marchés.

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La Banque peut-elle indiquer quels seront les concurrents potentiels ?

C’est à chaque entreprise d’identifier ses concurrents potentiels ou ses partenaires. Les entreprises peuvent rechercher dans le Business Bulletin de la BAD ou sur le site web de la Banque, les informations sur les adjudications de contrats, pour identifier les entreprises qui se sont vu attribuer des contrats financés par le groupe de la Banque.

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Comment le soumissionnaire est-il pré-qualifié pour soumettre une offre et combien de fois le soumissionnaire doit-il renouveler son statut de pré-qualifié ?

Pour être pré-qualifiée, une entreprise doit répondre à un avis spécifique d’appel d’offres et répondre à un questionnaire de pré-qualification. Aucun renouvellement de pré-qualification n’est requis par la Banque, dans la mesure où cet exercice de pré-qualification est entrepris au cas par cas, pour chaque contrat de grande ampleur et/ou contrat complexe. Toutes les entreprises intéressées doivent soumettre leurs informations de pré-qualification  afin qu’elles fassent l’objet d’un examen spécialement prévu pour un tel contrat. Les soumissionnaires pré-qualifiés doivent mettre à jour leurs informations de pré-qualification lors de l’appel d’offres.

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Est-il nécessaire d’avoir un partenaire local pour remporter un contrat financé par la Banque ?

Non. Les agences d’exécution dans les pays membres ne peuvent obliger le soumissionnaire à faire appel à un partenaire local. Les soumissionnaires sont libres de choisir leurs propres partenaires, tant que les entreprises partenaires appartiennent à un pays membre de la Banque.

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Un soumissionnaire peut-il corriger des erreurs après la soumission de son offre ?

Absolument pas. Le soumissionnaire ne peut apporter aucune correction à son offre après la remise des offres. Cela est contraire aux règles de bonne pratique de passation des marchés. Tel que stipulé dans les dossiers d’appel d’offres, seules des erreurs manifestes et arithmétiques peuvent être corrigées par l’Emprunteur ou l’agence d’exécution lorsqu’une offre a été ouverte. La modification de tout autre élément de l’offre par l’Emprunteur ou par les soumissionnaires n’est pas autorisée.

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Comment un soumissionnaire peut-il soulever une question ou faire part d’un problème concernant une offre en particulier ?

Les soumissionnaires peuvent faire part de  questions et  problèmes éventuels en s’adressant par écrit à l’Emprunteur ou à l’agence d’exécution. Des copies de cette correspondance peuvent également être adressées à la Banque. Si l’emprunteur ou l’agence d’exécution tardent à répondre, l’entreprise peut alors contacter le responsable du département des opérations concerné ou le responsable du projet.

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Un soumissionnaire/fournisseur doit-il être pré-qualifié pour soumettre une offre ? La pré-qualification est-elle obligatoire avant une soumission ?

La Banque requiert une pré-qualification pour des contrats de grande envergure ou très complexes, ou pour des contrats clé-en-main, pour s’assurer que les appels d’offres ne sont adressés qu’aux seules entreprises capables effectivement de prendre en charge ces travaux. Dans certains cas, la pré-qualification est utilisée pour les fournisseurs de matériel spécialisé pour lequel la qualité et la performance sont d’une importance primordiale. Les invitations à une pré-qualification sont publiées au niveau international par l’UNDB, afin que les soumissionnaires potentiels puissent obtenir les documents et envoyer leurs réponses. Tous les soumissionnaires qualifiés lors du processus de pré-qualification peuvent participer à l’appel d’offres.  La pré-qualification des soumissionnaires n’est obligatoire que pour les contrats de grande ampleur et complexes ou de type clé-en-main qui sont attribués par une procédure d’AOI. L’AGPM et l’ASAO indiquent clairement si une pré-qualification est requise.

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Les règles ou les directives de la Banque stipulent-elles de quelconques préférences particulières aux entreprises de certains pays membres ?

Selon les règles de passation de marché de la Banque, il n’existe aucune préférence spéciale, et les entreprises de tous les pays membres de la Banque sont éligibles pour participer et tenter d’obtenir des contrats. Dans le cas d’un AOI, pour favoriser le développement des entreprises de la région, la Banque encourage ses Emprunteurs à demander, s’ils le souhaitent, des marges de préférence nationale ou régionale. La marge de préférence nationale maximum pouvant être appliquée par l’Emprunteur est de 15 pour cent du CAF (coût, assurance et fret) pour les biens et 10 pour cent pour les travaux, tandis que celles applicables à la préférence régionale sont de 10 pour cent du CAF pour les biens et de 7,5 pour cent pour les travaux. Ces pourcentages restent toutefois soumis à l’approbation du Conseil d’administration de la Banque et doivent être clairement stipulés dans les dossiers d’appel d’offres. Lorsqu’elles s’appliquent, ces marges ne le sont que durant l’évaluation.

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Un soumissionnaire peut-il être pré-qualifié si l’envoi du questionnaire de pré-qualification est effectué au-delà de la date indiquée pour la soumission ?

Non. Les questionnaires de pré-qualification reçus au-delà de la date et de l’heure spécifiées ne sont en général pas pris en compte.

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Dans quelles conditions les Emprunteurs de la Banque utilisent-ils la post- qualification ?

Des informations concernant toute expérience antérieure similaire à celle requise par le projet, la situation financière, le personnel technique et le réseau de service après-vente du soumissionnaire, peuvent être demandées dans les dossiers d’appel d’offres pour des contrats pour lesquels aucune pré-qualification n’a été spécifiée. Ces informations peuvent être prises en compte lors de l’examen initial des offres, et l’offre d’un soumissionnaire ne répondant pas de manière satisfaisante aux critères spécifiés ne fera pas l’objet d’une évaluation ultérieure. Dans tous les cas, l’Emprunteur doit toujours s’assurer que le soumissionnaire dont l’offre a été évaluée comme étant l’offre la moins disante, dispose bien des capacités techniques et financières pour exécuter de manière satisfaisante ce contrat. Les critères à satisfaire sont déterminés dans les dossiers d’appel d’offres et toute offre d’un soumissionnaire ne satisfaisant pas à ces critères sera rejetée.

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La passation de marché intervient-elle avant que la Banque (BAD) n’ait approuvé un prêt ?

Non, la passation de marché n’intervient pas avant que la Banque n’ait approuvé un prêt, sauf dans le cas exceptionnel d’une action anticipée d’acquisition (AAA) pour des biens et travaux, ou d’une Action anticipée pour l’acquisition de services de consultant (AAA), lorsqu’il apparaît clairement que la passation anticipée d’un contrat par l’Emprunteur sera un facteur favorable et déterminant pour la réalisation dans les délais du projet concerné. Dans ce cas, l’emprunteur peut être autorisé à publier l’avis d’appel d’offres (ASAO) ou à pré-qualifier, à adresser une lettre d’intention à l’entrepreneur sélectionné, sans toutefois signer le contrat avant l’approbation du prêt. L’ASAO stipule que l’Emprunteur a déposé une demande de prêt auprès de la Banque et envisage d’utiliser les produits de ce prêt pour financer le contrat. L’approbation de l’AAA par la Banque n’oblige aucunement celle-ci à approuver le prêt. Les clauses limitatives et de sauvegarde, ainsi que les procédures  d’approbation de  la Banque sont détaillées dans les règles de cette dernière.

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La procédure d’appel d’offres international (AOI) est-elle la même pour des biens et des travaux de génie civil ?

La procédure d’AOI est similaire dans ses grandes lignes, pour des biens et des travaux de génie civil, mais les critères d’évaluation diffèrent. Dans le cas des travaux de génie civil, par exemple, avec les devis quantitatifs et les coûts unitaires, le prix et parfois la durée de réalisation peuvent être des facteurs déterminants. En revanche, dans le cas de l’achat de biens tels que du matériel, les facteurs techniques que constituent la capacité, la maintenance, l’efficacité énergétique, le coût des pièces de rechange et le service après-vente, peuvent venir s’ajouter au prix.

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S’il n’y a qu’un seul soumissionnaire, celui-ci se voit-il adjugé le contrat ?

Si une seule offre est reçue, la Banque attend de l’Emprunteur qu’il contacte les autres soumissionnaires potentiels qui ont acheté les dossiers d’appel d’offres pour connaître les raisons de leur non-soumission. Les conditions ou les critères ont peut-être été trop restrictifs ou pas assez clairs, ce qui a incité les soumissionnaires à penser que leur participation était trop risquée. Dans ce cas, l’appel d’offres est annulé et les documents repris. La procédure peut ensuite reprendre en utilisant ces documents révisés.

S’il apparaît toutefois que les documents ne sont pas restrictifs, que l’ensemble des exigences et des procédures d’appel d’offres ont été dûment exécutées, que l’offre est techniquement et commercialement conforme et que les prix mentionnés dans l’offre sont raisonnables, la Banque ne voit alors aucune objection à ce que l’Emprunteur attribue le contrat à ce soumissionnaire unique. De plus, si plusieurs offres sont reçues, mais qu’une seule est satisfaisante et que les prix sont raisonnables, la Banque ne verra aucune objection à octroyer le contrat à ce soumissionnaire.

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Une entreprise peut-elle contester une décision de passation de marché prise par l’Emprunteur ou l’agence d’exécution ?

Oui. Les soumissionnaires sont libres d’envoyer à la Banque des copies de leurs communications sur des questions ou réclamations en suspens adressées à l’Emprunteur, ou encore de soumettre directement ces questions à la Banque. Les communications reçues des soumissionnaires après l’ouverture des offres sont examinées par la Banque en consultation avec l’Emprunteur, et l’examen par la Banque de la procédure de passation de marché ne sera pas achevé tant que ces  communications ne seront pas entièrement examinées et prises en considération. Toutefois, les soumissionnaires sont également informés que la période s’écoulant entre l’ouverture des offres et l’attribution du contrat est une période confidentielle et qu’il est donc essentiel d’éviter toute interférence avant qu’elle ne parvienne à échéance.

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Dossiers d’appels d’offres (DAO)

Qui prépare les documents de soumission et comment les soumissionnaires y ont-ils accès ?

L’emprunteur prépare les documents d’appel d’offres sur la base des Documents type d’appel d’offres (DTAO) de la Banque. Cette dernière demande que les dossiers d’appel d’offres de l’emprunteur contiennent les instructions aux soumissionnaires, une description détaillée des biens ou des travaux à fournir, les critères d’évaluation et les conditions du projet de contrat.

Pour faciliter le processus de préparation des dossiers d’appel d’offres, la Banque a préparé des Documents type d’appel d’offres (DTAO) que les emprunteurs devront obligatoirement utiliser. Tous les fournisseurs et entrepreneurs devront se familiariser avec ces documents disponibles sur le site web de la Banque.

Les soumissionnaires doivent demander les dossiers d’appel d’offres par lettre adressée à l’agence d’exécution de l’emprunteur pour le projet concerné. Ces documents d’appel d’offres doivent être disponibles pour quiconque est éligible, en fait la demande et s’acquitte des frais demandés par l’emprunteur.

La Banque supervise la procédure de passation de marché pour s’assurer que ses directives soient bien respectées. Le personnel de la Banque examine les dossiers d’appel d’offres, y compris le modèle de contrat, avant qu’ils ne soient publiés. La Banque examine ensuite l’évaluation des offres  et la proposition d’adjudication faites par l’emprunteur, ainsi que le projet de contrat négocié, pour s’assurer qu’il corresponde bien à l’offre.

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En quoi consistent les DTAO ? Se trouvent-ils sur le site web de la Banque ? Selon quelle fréquence sont-ils mis à jour ?

Les Documents type d’appel d’offres (DTAO) sont des “modèles” que les emprunteurs utilisent pour préparer leurs dossiers d’appel d’offres visant l’acquisition de biens et/ou de travaux dans le cadre d’un appel à la concurrence financé par la Banque.

Les DTAO préparés par la Banque ont été élaborés sur la base d’une très grande expérience internationale et sont parfaitement conformes à ceux publiés par d’autres Banques multilatérales de développement (BMDs). Ces DTAO sont mis à jour de temps en temps en fonction des besoins. Toute suggestion reçue concernant une clause quelconque des DTAO fait, dans un premier temps, l’objet d’un examen minitieux de la Banque avant que celle-ci ne procède à des modifications.

Les Banques multilatérales de développement (BMD) travaillent actuellement à la mise en place de documents d’appel d’offres communs harmonisés, afin de faciliter les procédures de passation de marché dans le monde. La BAD utilise actuellement les modèles de SBD des BMD pour les biens (AOI), et d’autres sont en cours de préparation.

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Les soumissionnaires bénéficient-ils de quelconques préférences prévues par les règles de passation de marché de la Banque ?

Oui. Lorsque la passation de marché se fait par le biais d’un AOI, l’emprunteur, en accord avec la Banque, peut accorder une préférence aux biens produits dans le pays et aux entrepreneurs nationaux lors de l’évaluation des offres par rapport aux offres provenant de l’étranger. De même, une préférence régionale peut être consentie pour des biens, des fournisseurs et des entrepreneurs originaires de Pays Membres Régionaux avec lesquels l’emprunteur a passé des accords d’intégration économique ou des accords commerciaux.

Conformément aux règles de la Banque, chacune de ces deux préférences est autorisée, à condition que l’emprunteur indique clairement le choix de la préférence dans les documents d’appel d’offres. La préférence nationale ou régionale s’applique distinctement et ne peut être cumulée dans un seul appel d’offres.

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Des offres variantes sont-elles autorisées ?

Oui, des offres alternatives peuvent être acceptées, mais elles doivent être expressément stipulées dans les dossiers d’appel d’offres. Si tel est le cas, le soumissionnaire peut présenter une offre variante, en même temps que l’offre de base, mais la comparaison initiale avec les offres des autres soumissionnaires se fera sur la base de l’offre de base. Toutefois, si le soumissionnaire qui a présenté une offre alternative est le moins disant et offre les garanties nécessaires, son offre alternative pourra alors être considérée.

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Quels sont les documents qui doivent généralement accompagner les offres ?

Tous les documents devant accompagner les offres doivent être explicitement stipulés dans les Instructions aux soumissionnaires (IS) des dossiers d’appel d’offres. Selon les clauses de ces IS, l’emprunteur peut exiger certains documents ou certaines preuves pour établir l’existence légale du soumissionnaire, ses qualifications, son expérience (économique, technique) et ses capacités financières. Ceci, pour réaliser les travaux et fournir les services ou livrer les biens concernés.

Certaines des informations susceptibles d’être demandées concernant les aspects juridiques et financiers sont indiquées ici :

  • situation personnelle du soumissionnaire (extrait de casier judiciaire ou document équivalent prouvant qu’il n’est pas en état de cessation de paiement ou en liquidation judiciaire, document prouvant  qu’il n’a commis aucun délit dans la conduite de ses affaires, certificat d’exécution des obligations relatives au paiement des impôts, etc.) ;
  • inscription à un registre professionnel ou de commerce ;
  • relevés bancaires appropriés ;
  • bilan de la société ;
  • déclaration de chiffre d’affaires de l’entreprise et chiffre d’affaires réalisé dans le domaine des travaux, des services et des fournitures  correspondant à ceux de l’appel d’offres.

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Dans quelle langue les offres peuvent-elles être soumises ?

Les offres peuvent être soumises dans l’une des langues de travail de la Banque, c’est-à-dire le français ou l’anglais. La langue dans laquelle l’offre devra être soumise est toutefois précisée dans les dossiers d’appel d’offres.

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Une offre peut-elle être soumise par une entreprise en partenariat avec une autre entreprise ?

Oui. Des offres communes peuvent être soumises  par un groupe d’entrepreneurs, de fournisseurs ou de prestataires de services constitués en association/groupement. Toutefois, pour se qualifier comme membre d’un groupement, il est nécessaire de contribuer à hauteur de plus de 25 pour cent au montant total du contrat. Une entreprise contribuant pour moins de 25 pour cent ne peut être considérée comme membre du groupement, mais comme  sous-traitant. De plus, il est important de souligner dans les conditions de pré-qualification que les entreprises qui ont été pré-qualifiées individuellement peuvent constituer un groupement et soumettre une offre ; mais les entreprises qui ont été pré-qualifiées ensemble en tant que membre d’un groupement ne sont pas autorisées à soumettre des offres individuelles.

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Que se passe-t-il si la devise de l’offre est différente de celle spécifiée dans les dossiers d’appel d’offres ?

Selon les règles de passation de marché de la Banque, les dossiers d’appel d’offres pour un AOI doivent toujours stipuler que tout soumissionnaire éligible peut exprimer le prix de son offre dans la devise de son pays ou, à sa libre et entière discrétion, dans une devise d’un pays membre éligible, utilisée fréquemment dans le commerce international. Ainsi, si le prix de l’offre est indiqué dans la devise d’un pays éligible autre que ceux spécifiés dans les dossiers d’appel d’offres, la différence est considérée comme mineure. La devise de l’offre doit être convertie dans la devise à utiliser pour la comparaison des offres suivant la méthode spécifiée dans les dossiers d’appel d’offres.

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Si un contrat est divisé en lots ou en sections, est-il possible pour un soumissionnaire de soumettre des offres pour des parties ou des sections de ce contrat ?

Dans le cadre d’une soumission, les projets financés par la Banque peuvent être divisés en lots ou en sections en fonction de l’importance, de la nature et de l’emplacement des travaux et/ou des biens à acquérir. Il est important que les éventuelles divisions d’une composante du projet soient de taille susceptible de générer une  concurrence massive. Les lots ou sections, de même que les conditions spécifiques de la soumission,  de l’évaluation et de la comparaison des offres, doivent être clairement établis dans le dossier d’appel d’offres.

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Quelle est la différence entre garantie de soumission et cautionnement de soumission, ou garantie d‘exécution et cautionnement d’exécution ?

La sécurité d’une soumission peut prendre la forme de garantie de soumission ou d’un cautionnement de soumission. Si la garantie de soumission est en général émise par une banque commerciale autorisée, le cautionnement de soumission est quant à lui, normalement  du ressort des compagnies d’assurance. Les cautionnements de soumission sont généralement accordés et sont fréquents aux États-Unis. La sécurité d’une offre (garantie ou cautionnement) est fournie au client par le soumissionnaire au moment de la soumission de son offre à titre de sécurité financière lors de l’acceptation d’un contrat. La Banque n’encourage pas les emprunteurs à accepter des cautionnements de soumission émanant de compagnies d’assurance au titre de la sécurité de l’offre.

De même, en matière de sécurité  de l’exécution  il est possible d’avoir recours à une garantie bancaire ou à un cautionnement d’exécution. Si la garantie d’exécution est accordée par une banque commerciale, le cautionnement d’exécution est là encore, émis par une compagnie d’assurance (essentiellement aux États-Unis). La différence entre les deux réside dans le fait que dans le cas du cautionnement, la compagnie d’assurance peut couvrir le montant total du contrat à peu de frais et est dans l’obligation de payer pour l’exécution du contrat par un autre entrepreneur.

Le libellé adéquat des garanties est précisé dans les SBD. Toutefois, si la garantie apportée s’avère suffisante pour les dossiers d’appel d’offres mais comporte un libellé différent qui n’en affecte pas la teneur, elle peut être acceptée.

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Des coûts sont-ils liés à la soumission d’une offre ?

Non. Aucun coût n’est lié à la soumission d’une offre par un soumissionnaire, à l’exception des coûts d’achat des dossiers d’appel d’offres. Il convient toutefois de noter qu’il ne sera procédé à aucun remboursement par le client des dépenses engagées dans la préparation des offres.

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Quel est le taux de change généralement appliqué pour les comparaisons lorsqu’il n’est pas spécifié dans les dossiers d’appel d’offres ?

La devise dans laquelle les prix des offres sont convertis pour permettre la comparaison des différentes offres doit être clairement indiquée dans les dossiers d’appel d’offres, lesquels  doivent également préciser la date à laquelle le taux de change est appliqué pour cette comparaison. Si les documents ne mentionnent pas la date de la conversion, c’est la date de l’ouverture des offres qui sera utilisée pour la conversion.

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Qu’est-ce qui détermine « l’offre évaluée la moins disante » ?

La détermination de « l’offre évaluée la moins disante » est le critère d’évaluation stipulé dans le dossier d’appel d’offres. Les critères sur lesquels elle repose peuvent être définis comme suit :

  • le soumissionnaire doit être qualifié ;
  • l’offre doit correspondre dans ses grandes lignes à ce qui est stipulé dans le dossier d’appel d’offres ;
  • le prix de l’offre est le plus bas.
  • D’autres critères d’évaluation, comme les coûts de transport, les coûts et le réseau de distribution des pièces de rechange, les mesures de performance, sont précisés dans le dossier d’appel d’offres ;
  • l’évaluation et la comparaison avec les autres soumissionnaires.

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Dans quel délai le contrat est-il adjugé ?

Les offres restent généralement valables pendant une durée de 90 à 120 jours. Si l’évaluation aboutit à la détermination de l’offre la plus basse, le contrat peut être adjugé durant la période de validité de l’offre. En revanche, si un retard intervient dans l’évaluation, une prorogation de la période de validité pourra être demandée aux soumissionnaires.

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