Administrateur de la Carte de Crédit Institutionnelle

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  • Titre du poste: Administrateur de la Carte de Crédit Institutionnelle
  • Grade: PL6
  • Poste N°: 50000356
  • Référence: ADB/17//265
  • Date de publication: 14/06/2017
  • Date de clôture: 29/06/2017
  • Pays: Côte d'Ivoire

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence des ressources humaines et des services institutionnels assure la fourniture de services efficaces, centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients, afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix. Il est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives à la gestion des personnes, aux technologies de l’information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi qu’à la santé et à la sécurité.

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :

Le Département des Services Généraux et des Achats a pour rôle principal de gérer les actifs de la Banque, de superviser l’ensemble des activités d’acquisition institutionnelle des biens, des services, des travaux et biens immobiliers, de coordonner tous les voyages et le transport du personnel et des biens de la Banque, les services de restauration et autres dispositions logistiques ainsi que les services de courrier, et de tenir le personnel informé des services offerts. À cette fin, le Département des services généraux et des achats élabore et applique les règles en matière d’acquisition, de stockage et d’entretien du mobilier, du matériel et des fournitures de bureau. Le Département conçoit, prépare et met en œuvre les programmes de construction ou d’acquisition et d’entretien des bâtiments et des locaux ; il élabore les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans des domaines comme les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté des personnes et des biens et de la Banque ; il effectue également des tâches connexes. Le Département est responsable de la gestion des immobilisations de la Banque (estimées à plus de 100 000 000 d’UC). Le Département des services généraux et des achats comprend trois (3) divisions supervisées par le Directeur des services généraux et des achats, à savoir : i) la Division exploitation et entretien (CHGS.1) ; ii) la Division de achats institutionnels (CHGS.2) ; et iii) la Division des services d’appui (CHGS.3).

Le poste :

Le/la titulaire du poste est responsable de la gestion coordonnée des trois principales composantes du Programme de carte de crédit institutionnelle – carte de dépôt, carte de voyage et carte d’achat – et des opérations y afférant pour la bonne exécution des activités de voyage et d’achats institutionnels de la Banque. Le/la titulaire du poste gère les relations avec le fournisseur de services de carte de crédit et les détenteurs de cartes.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision et l’orientation du Directeur du Département des Services Généraux et des Achats, l’Administrateur de la carte de crédit institutionnelle assume les fonctions suivantes :

1.  participer à la préparation des spécifications fonctionnelles de l’appel d’offres conduisant à la sélection du prestataire de services en charge de la gestion du système de carte de crédit institutionnelle. Cela implique notamment de faire aux soumissionnaires une présentation des caractéristiques et services attendus par la Banque et d’évaluer différentes démonstrations/solutions présentées par les soumissionnaires ;

2.  travailler avec les équipes de développement des technologies de l’information pour l’intégration de la solution du fournisseur de service de la carte de crédit dans le système SAP et les autres systèmes de technologies de l’information de la Banque ;

3.  faire des essais dans les modules voyage et achats SAP ou sur la nouvelle interface (si nécessaire) ;

4.  proposer et mettre en œuvre des solutions correctives ;

5.  participer à la formation fournie aux administrateurs des cartes de la Banque africaine de développement ;

6.  recevoir et valider les demandes de cartes institutionnelle (via le nouvel outil de traitement automatisé des cartes) ;

7.  veiller à ce que le personnel éligible de la Banque signe les conditions d’utilisation des cartes institutionnelles ;

8.  transmettre les nouvelles demandes aux fournisseurs de cartes pour les cartes à émettre ;

9.  recevoir et distribuer les nouvelles cartes aux membres du personnel ;

10.  former les détenteurs de cartes à l’utilisation des cartes institutionnelles au moment de la remise des cartes, conformément à la politique de la Banque en la matière et aux guides d’utilisation correspondants ;

11.  télécharger tous les jours et tous les mois les fichiers de transactions des cartes institutionnelles à partir de la source de données du fournisseur de cartes institutionnelles ;

12.  collaborer avec le département de la comptabilité pour intégrer les fichiers de transactions quotidiens de cartes dans SAP ;

13.  s’assurer périodiquement que tous les fichiers de transactions quotidiens et mensuels sont disponibles sur le serveur de la Banque ;

14.  recevoir les factures des prestataires de services et les traiter ;

15.  assurer le suivi avec le département de la comptabilité pour s’assurer que le paiement est effectué dans les temps et conformément à l’accord-cadre signé avec le fournisseur de cartes institutionnelles;

16.  procéder à l’identification et au rapprochement mensuels de toutes les transactions en cours avec le département de la comptabilité ;

17.  assurer le suivi des fichiers en attente ou en cours, à l’étude, concernant les paiements au prestataire ;

18.  gérer les questions techniques : i) gérer les incidents qui surviennent au cours de l’utilisation des cartes ; et ii) aider les détenteurs de cartes ;

19.  assurer le suivi de l’utilisation/l’abus des cartes et prendre les mesures correctives qui pourraient inclure l’activation du mécanisme de sanction ;

20.  sensibiliser les détenteurs de cartes à l’utilisation des cartes ;

21.  proposer des solutions de technologies de l’information pour améliorer le processus d’utilisation des cartes institutionnelles et assurer l’intégrité des données ;

22.  mettre à jour les informations concernant les cartes institutionnelles ;

23.  assurer le suivi de l’utilisation des cartes institutionnelles par les détenteurs de cartes, conformément à la politique des cartes institutionnelles et au manuel correspondant ;

24.  signaler toute utilisation frauduleuse des cartes institutionnelles au gestionnaire des détenteurs de cartes et au département des sauvegardes concerné, y compris les divisions respectives du Département des Services Généraux et des Achats, le Département de la Gestion des Ressources Humaines et les comptes fournisseurs ;

25.  assurer le suivi des litiges liés aux transactions imputés par le prestataire aux détenteurs des cartes institutionnelles ;

26.  évaluer la qualité des services du prestataire ;

27.  préparer des rapports mensuels sur les cartes de voyage et les transactions de P-card respectivement pour les chefs de divisions CHGS.3 et CHGS.2. Assurer des comptes-rendus réguliers et tout compte-rendu ponctuel qui pourrait être requis par le Directeur du Département des Services Généraux et des Achats ;

28.  assumer le rôle de premier contact entre la Banque et le prestataire de services des cartes institutionnelles ;

29.  signaler les incidents au fournisseur de cartes institutionnelles ;

30.  proposer et mettre en œuvre des mesures correctives ;

31.  assurer le suivi du règlement des factures du prestataire par la Banque ;

32.  introduire et assurer le suivi des demandes (augmentation du plafond, déblocage des cartes, opérations contestées, etc.) ;

33.  assurer le suivi des procédures et de la méthodologie avec le fournisseur de cartes ;

34.  travailler en étroite collaboration avec le fournisseur de cartes sur la conception de la carte ;

35.  faire des propositions pour améliorer la sécurité des données ;

36.  proposer des améliorations dans les procédures de travail et aider à concevoir et recommander des améliorations aux systèmes utilisés dans la gestion des cartes institutionnelles ;

37.  participer à la revue de la politique des cartes institutionnelles ;

38.  revoir et actualiser le manuel de procédures en cas de changement requis au niveau des procédures ou de la politique ;

39.  assurer le suivi des procédures et de la méthodologie avec les prestataires de services ;

40.  veiller à ce que tous les changements apportés aux cartes institutionnelles soient des opérations admissibles conformes aux directives de la Banque concernant les voyages et les achats ;

41.   travailler en étroite collaboration avec le personnel, les chefs de division et les assistants comptables, les chefs de division et les assistants du Département des Services de Technologie de l'Information, les responsables des comptes fournisseurs des prestataires de services et la Direction.

Critères de sélection

1.     Être titulaire d’au moins un Master 2/DESS/DEA en Administration, en Affaires, en Economie, en finances, en Science ou dans un domaine connexe.

2.  Justifier d’au moins quatre (4) années d’expérience, avec des responsabilités croissantes, en finance, en administration, en comptabilité.

3.  Avoir plus de trois (3) années d’expérience dans une organisation internationale serait un avantage.

4.  Savoir reconnaître ses émotions, les contrôler et les exprimer et savoir gérer les relations interpersonnelles de manière judicieuse et avec empathie.

5.  Être capable de convaincre, d’influencer et d’étudier les positions et les alternatives en vue d’atteindre des résultats qui seront acceptés par toutes les parties.

6.  Être capable de travailler dans un environnement multiculturel.

7.  Être capable de travailler dans une équipe.

8.  Agir avec intégrité et préserver la confidentialité dans la gestion des informations sensibles et être un exemple pour le personnel de la Banque.

9.  Démontrer des connaissances et des aptitudes professionnelles, anticiper et gérer les risques, appliquer les principes de base en vue de réduire le risque au niveau des résultats opérationnels attendus de la Banque.

10.  Démontrer les connaissances techniques requises pour le poste.

11.  Décomposer les informations complexes en petites unités.

12.  Comprendre, interpréter et appliquer les règles et les procédures, ainsi que les principes d’achats publics de la Banque.

13.  Analyser les informations pour développer une compréhension conceptuelle de la signification d’un ensemble d’informations.

14.  Savoir utiliser la suite MS (Word, Excel Power Point), SAP, Outlook.

15.  La connaissance d’ACL serait un avantage.

16.  Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

17.  Savoir utiliser les applications standards de MS (Word, Excel, PowerPoint) ; la connaissance pratique de SAP serait un avantage.

Information sur le poste :

 

LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT A ENGAGE LES SERVICES DE CA GLOBAL HEADHUNTERS (PTY) LTD POUR FACILITER CE RECRUTEMENT. POUR FAIRE ACTE DE CANDIDATURE, VEUILLEZ ENVOYER UN CURRICULUM VITAE CONCIS, ACCOMPAGNÉ DU FORMULAIRE DE CANDIDATURE DECRIVANT VOTRE EXPERIENCE ET COMPETENCES PAR RAPPORT AUX EXIGENCES DU POSTE A : nicole@caglobalint.com

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VEUILLEZ INDIQUER DANS L’OBJET DU COURRIEL LE NUMERO DE LA VACANCE DE POSTE RBDB050 ET LE TITRE COMPLET DU POSTE.

 

TELEPHONE: +27 (0) 21 659 9200

SITE WEB: http://www.ca-finance.com/latest-jobs/ 

 

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D'EMPLOI Y AFFÉRENTES.

 

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