MISE EN GARDE CONTRE L’UTILISATION FRAUDULEUSE DU NOM DE LA BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT (BAD) En savoir plus

Assistant(e) du chef de bureau pays/ secrétaire - RDGW0

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  • Titre du poste: Assistant(e) du chef de bureau pays/ secrétaire - RDGW0
  • Grade: GS6
  • Poste N°: 50067633
  • Référence: ADB/18/193
  • Date de publication: 01/10/2018
  • Date de clôture: 31/10/2018
  • Pays: Ghana

Objectifs

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social sur le continent. La Banque compte 80 États membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

LE COMPLEXE :

La Banque a procédé à une restructuration et met actuellement en place le Complexe chargé du développement, de l’intégration et de la prestation de services à l’échelle régionale, qui vise principalement à renforcer les capacités régionales et à rapprocher la Banque des régions pour une meilleure prise en charge des activités des clients. Cinq plateformes régionales dirigées chacune par un Directeur général ont été créées, à savoir : l’Afrique australe, l’Afrique du Nord, l’Afrique de l’Ouest, l’Afrique de l’Est et l’Afrique centrale.

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :

Les différents bureaux extérieurs de la Banque relèvent de l’une des cinq (5) plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services. La plateforme supervise un ensemble composé de de bureaux extérieurs et de liaison, et également de pays où la Banque ne dispose pas de bureaux. Le directeur général est responsable de sa région Afrique spécifique. Chaque plateforme accueillera les opérations pertinentes, les fonctions de mise en œuvre de projets et de développement des activités et les capacités administratives dans un service partagé pour un déploiement rapide dans les différents pays, afin de contribuer à l’efficacité de la Banque sur le terrain.

Les bureaux pays de la Banque africaine de développement ont été créés pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille des projets et assurer la coordination de l’aide avec d'autres partenaires au développement.

LE POSTE :

Sous la supervision du Chef de bureau pays, le/la titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec le Chef de bureau pays et son équipe pour apporter une assistance au plan administratif. Il/elle aide le Chef de bureau pays et l’équipe à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et du secrétariat.

Fonctions et responsabilités

Le/la titulaire du poste exécute les tâches suivantes :

1.  Prendre des rendez-vous pour le Chef de bureau pays, les experts et les autres membres du personnel du bureau pays et tenir leurs calendriers et agendas à jour;

2.   Recevoir les visiteurs et s’occuper d’eux avec tact et discrétion;

3.  Préparer le matériel de présentation utilisé par le Chef de bureau pays lors des missions officielles et

  réunions spéciales;

4.   Gérer les questions de protocole en matière d’accueil des visiteurs du Chef de bureau pays et ceux du

  bureau;

5.   Organiser les réunions du Chef de bureau pays et coordonner les réceptions officielles qu’il/elle  donne;

6.   Participer aux réunions du personnel, prendre des notes et produire des rapports;

7.   Rédiger des correspondances sur les questions qui ne sont pas de fond et veiller à leur suivi;

8.   Gérer le courrier entrant et sortant et les communications téléphoniques du Chef de bureau pays;

9.   Tenir un système de classement approprié; traiter les rapports de retour de mission des experts; veiller à la qualité des documents nécessitant l’approbation et/ou la signature du Chef de bureau pays, des experts et des autres membres du personnel;

10. Préparer et finaliser les projets de correspondance (lettres, fax, etc.) touchant à divers aspects en lieu et place du Chef de bureau pays;

11. Gérer les voyages et les réservations d’hôtel du Chef de bureau pays;

12. Mener toute autre activité confiée par le Chef de bureau pays.

Critères de sélection

  1. Être titulaire d’au moins une licence ou un diplôme équivalent en administration des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe, avec une formation en fonctions de secrétariat, en administration ou en gestion de bureau;
  2. Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale;
  3. Être capable de travailler sous pression et de définir les priorités dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel; être capable de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses;
  4. Avoir la capacité de gérer rapidement et efficacement des demandes internes et externes;
  5. Démontrer une aptitude à exécuter plusieurs tâches à la fois et à gérer des demandes et des priorités simultanées et évolutives ainsi que des délais serrés;
  6. Maîtriser l’utilisation des équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.);
  7. Démontrer un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur les services de réception et d’administration;
  8. Pouvoir exécuter plusieurs tâches à la fois; avoir d’excellentes capacités de résolution de problèmes et le souci du détail;
  9. Être capable de communiquer efficacement; démontrer un excellent sens du service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe et le sens des relations;
  10. Être capable de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle;
  11. Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer la performance et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation;
  12. Faire preuve d’intégrité et de confidentialité;
  13. Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue;
  14. Maîtriser les applications courantes de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint) ; la  connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP serait un atout.

CE POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. LE/LA TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ(E) COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET N’AURA PAS LE STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL.

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou une capture d’écran indiquant le problème à: HR Direct HRDirect@AFDB.ORG.


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