MISE EN GARDE CONTRE L’UTILISATION FRAUDULEUSE DU NOM DE LA BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT (BAD) En savoir plus

Assistant(e) Executif(ve)

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  • Titre du poste: Assistant(e) Executif(ve)
  • Grade: GS8
  • Poste N°: 50093607
  • Référence: ADB/17/449
  • Date de publication: 10/10/2017
  • Date de clôture: 23/10/2017
  • Pays: Côte d'Ivoire

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence chargée de « l’électricité, l’énergie, le climat et la croissance verte » est un complexe sectoriel axé sur la Stratégie décennale et le premier objectif prioritaire « Éclairer l’Afrique et l’alimenter en énergie » des Cinq grandes priorités de la Banque. Le complexe vise à : i) élaborer les politiques et les stratégies dans ce domaine; ii) fournir une solide expertise technique sectorielle aux régions, en constituant une réserve de personnes expérimentées pouvant être consultées pour leur expertise sur les transactions complexes; iii) mettre au point de nouveaux instruments de financement; iv) être le porte-parole de la Banque, en la représentant auprès des parties prenantes externes sur tous les aspects liés à l’objectif « Éclairer l’Afrique et l’alimenter en énergie ». Le complexe mettra l’accent sur les domaines des systèmes énergétiques, la politique et la réglementation, les énergies renouvelables; et le climat et la croissance verte.

LE POSTE :

Le niveau de responsabilité lié à ce poste exige que l’Assistant(e) Exécutif (ve) travaille de façon autonome et fasse montre de beaucoup de diplomatie et de sensibilité sur les questions confidentielles. La nature du travail peut exiger, de temps à autre, que le/la titulaire fasse des heures supplémentaires et soit disponible après les heures normales de travail.

Les principaux objectifs du poste sont d’apporter une assistance multiforme au Vice‑président, notamment la gestion du flux de travail, l’administration du bureau et les activités d’analyse.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision et l’orientation du Vice‑président – l’électricité, l’énergie, le climat et la croissance verte, l’Assistant(e) Exécutif (ve) assume les fonctions suivantes :

Gestion du flux de travail

1.  Mettre au point et maintenir des systèmes de bureautique efficace.

2.  Assurer le suivi des documents, des ébauches de lettres et des notes de service; des courriels entrants, gérer les courriels les faxes, la correspondance générale et les notes d’orientation.

3.  Veiller au classement sécuritaire des informations de nature sensible et confidentielle.

Administration du bureau

1.  Organiser et assister à de multiples réunions, rendez-vous, déjeuners et événements pour s'assurer que les membres de la direction sont bien préparés.

2.  Faire les démarches de voyages, de visas et de logement pour le Vice‑président; s’occuper de la logistique pour les délégations en visite.

3.  Traiter les demandes d’information internes et externes; filtrer les appels provenant de la Banque et des collaborateurs externes et les traiter comme il se doit; accueillir les visiteurs et s’occuper d’eux; organiser et tenir des agendas électroniques; fixer et faire un suivi des rendez-vous.

4.  Gérer la consignation des opinions, des notes et des documents confidentiels.

5.  Créer un système de classement efficace au bureau du Vice‑président pour permettre la récupération rapide des documents.

6.  Créer un système de suivi au bureau du Vice‑président pour suivre tous les documents entrants/sortants.

7.  Contribuer à la collecte des données sur les principaux indicateurs de performance du bureau du Vice‑président.

Activités d’analyse

1.  Produire des documents, des lettres/notes de service/courriels simples, des documents d'information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations.

2.  Sur demande, prendre des notes lors des réunions, rédiger des lettres et préparer des procès-verbaux.

3.  Prêter main forte, au besoin, pour le suivi des activités du Complexe à l’aide du logiciel approprié.

Accomplir toute autre tâche éventuelle demandée par le Vice‑président ou le Conseiller du Vice‑président.

Critères de sélection

1.  Être titulaire d’au moins une Licence en communication, en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe. Une formation supplémentaire en secrétariat, en administration ou en gestion de bureau est souhaitable.

2.  Justifier d'au moins six (6) années d'expérience professionnelle pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d'un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale ou une grande entreprise du secteur privé.

3.  Faire preuve d’esprit d’équipe et de relations interpersonnelles avérés.

4.  Capacité de gérer des exigences, priorités multiples, simultanées et changeantes ainsi que des délais très cours.

5.  De bonnes compétences en planification seraient fort souhaitables.

6.  Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle, bonnes compétences organisationnelles, aptitude à exécuter plusieurs tâches en même temps, à prêter attention aux détails et à travailler avec une équipe pluridisciplinaire.

7.  Capacité de communiquer efficacement à l'écrit comme à l'oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l'autre langue.

8.  Maîtrise de l'utilisation des applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint).

CE POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D'EMPLOI INTERNATIONAL. (LE/LA TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ(E) COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET N'AURA PAS LE STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG  


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