MISE EN GARDE CONTRE L’UTILISATION FRAUDULEUSE DU NOM DE LA BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT (BAD) En savoir plus

Chargé(e) Principal(e) du Contrôle de la Qualité des Documents / Travaux du Conseil

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  • Titre du poste: Chargé(e) Principal(e) du Contrôle de la Qualité des Documents / Travaux du Conseil
  • Grade: PL4
  • Poste N°: 50001410
  • Référence: ADB/17/459
  • Date de publication: 13/10/2017
  • Date de clôture: 26/10/2017
  • Pays: Côte d'Ivoire

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social sur l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (les Cinq grandes priorités – High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis, à savoir : l'énergie, l'agro-industrie, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction du Conseil d'administration, le Président pilote les affaires de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement, et gère les opérations et activités conformément aux accords portant création des deux entités. Le Président supervise plusieurs départements et unités, notamment le Cabinet du Président (PRST.0), le Département de l'évaluation indépendante du développement (BDEV), le Département de l'intégrité et de la lutte contre la corruption (PIAC), l'Unité de la vérification de la conformité et médiation (BCRM), le Secrétariat du conseil d'appel des sanctions (BSAB), le Tribunal administratif (BATR), le Bureau de l'auditeur général (PAGL), la Direction de la gestion des risques du groupe (PGRM), le Conseil juridique général et services juridiques (PGCL), le Département de la communication et des relations extérieures (PCER), le Bureau de l'intégrité du personnel et de l'éthique (PETH), et le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général (PSEG).

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général (PSEG) est de faciliter l'atteinte des objectifs énoncés dans la Stratégie décennale, les High 5 et le Modèle de développement et de prestation de services de la Banque, en rationalisant le processus décisionnel des organes de gouvernance et en forgeant de meilleures relations de travail avec les parties prenantes et les pays d'accueil de la Banque. Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général comprend : i) le Bureau du Secrétaire général, qui a aussi la responsabilité de gérer la Section de la gestion des archives et la Section de la politique de gouvernance institutionnelle et des relations avec les actionnaires ; ii) la Division des affaires et des travaux du Conseil (PSEG.1) ; iii) la Division du protocole, des privilèges et immunités (PSEG.2) ; et iv) la Division des conférences et des réunions (PSEG.3).

Sous la supervision du Secrétaire général, les principales fonctions de la Division des affaires et des travaux du Conseil (PSEG.1) se déclinent comme suit : i) élaborer les programmes de travail, l'ordre du jour et les calendriers des réunions des Conseils d'administration et des comités ; ii) organiser les réunions des Conseils et des comités et leur fournir des services de secrétariat ; iii) assurer les services de secrétariat pour les Conseils des gouverneurs et leurs organes subsidiaires et gérer les relations entre ces Conseils et la Haute direction ; iv) suivre la mise en œuvre des décisions des Conseils par les unités organisationnelles concernées ; v) fournir des services administratifs et de soutien aux fonctionnaires élus et apporter un appui lors des recrutements dans leurs bureaux ; et préserver et sauvegarder la mémoire institutionnelle de la Banque.

LE POSTE :

La responsabilité globale de ce poste consistera à assurer des services de secrétariat pour les Conseils des gouverneurs et les Conseils d'administration, à réviser et superviser les documents de politique, de projets et autres documents opérationnels afin de garantir un contenu et une qualité convenables avant l'examen du Conseil, à gérer le programme de travail du Conseil et des comités du Conseil et à faciliter de façon générale une prise de décision efficace, ainsi qu'à améliorer la Communication entre la Direction du Conseil et le personnel.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision générale du Coordonnateur en chef du programme du Conseil, le/la Chargé(e) principal(e) du contrôle de la qualité des documents/travaux du Conseil accomplira les tâches suivantes :

1.  Contribuer à l'efficacité et l'efficiente des Conseils d'administration et des Conseils de gouverneurs, ainsi que des Comités du Conseil afin d'améliorer le processus de prise de décision ;

2.  Travailler en relation avec les Chargés des affaires du Conseil et les Secrétaires de comité en matière de contrôle de la qualité ;

3.  Superviser la révision et l'édition des documents du Conseil avant leur distribution aux Conseils des gouverneurs, aux Conseils d'administration, aux Comités du Conseil, aux séminaires du Conseil, aux séances techniques du Conseil et autres réunions ;

4.  Superviser la coordination avec les Complexes et les Départements clients pour s'assurer que les documents soumis pour distribution aux Conseils respectent les normes et les formats requis et pour garantir le traitement approprié des informations contenus dans les documents afin d'éviter le mauvais archivage et les difficultés dans la recherche documentaire ;

5.  Consulter régulièrement le programme de travail des Conseils et assurer la liaison avec le Département des services linguistiques et d'autres départements clients pour veiller à ce que les délais de distribution des différents types de documents soient respectés et soient conformes au programme de travail des Conseils ;

6.  Assurer le suivi et coordonner avec les Complexes et les Départements concernés diverses questions concernant la préparation des réunions du Conseil, y compris la célérité dans la livraison des documents ;

7.  Conseiller et aider les Complexes et les Départements clients concernant la procédure d'élaboration et de transmission des rapports aux Conseils (formats requis, délais de soumission et les approbations préalables requises) ;

8.  Élaborer et proposer les processus et les outils de travail pertinents afin d'améliorer le traitement et la codification appropriés des documents destinés aux Conseils ;

9.  Contribuer à l'élaboration et à l'actualisation du Programme glissant des réunions du Conseil (BRAG) ;

10.     Développer et entretenir l'expertise sur les questions et les politiques essentielles, ainsi que sur la connaissance des avis et des priorités des administrateurs de sorte à pouvoir anticiper les préoccupations du Conseil, conseiller la Direction en conséquence, proposer des solutions ou des recommandations sur la gestion et contribuer au dialogue institutionnel ;

11.  Conseiller le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général/la Division des affaires et travaux du Conseil sur les démarches relatives aux questions de fond et de procédure ; établir des passerelles et travailler efficacement avec d'autres secteurs de la Banque ;

12.  Rédiger des notes d'information, des discours et des notes sur différentes questions concernant le Conseil, la Direction et le Cabinet du Président ;

13.     Superviser l'administration du Tableau de bord du Conseil et veiller à sa mise en œuvre efficace.

Critères de sélection

1.  Etre titulaire d'au moins un Master II/DESS/DEA ou d'un diplôme équivalent dans le domaine des lettres, en économie, en macroéconomie, en études du développement, en finance, en sciences sociales et dans d'autres disciplines connexes ;

2.  Justifier d'au moins six (6) années d'expérience professionnelle pertinente acquise dans des organisations similaires et de bonnes aptitudes analytiques ;

3.  Connaissance des activités des Conseils d'administration et du fonctionnement du Secrétariat général ;

4.  Capacité à répondre aux besoins des clients, compétences organisationnelles avérées, aptitude à exécuter plusieurs tâches à la fois et à avoir le souci du détail ;

5.  Capacité avérée à travailler de façon flexible sur une variété de tâches, à s'adapter aux changements dans le calendrier et les priorités, à composer avec des tâches concurrentes et distinctes de manière efficace et efficiente et aptitude à travailler dans des délais très serrés ;

6.  Solides compétences en matière d'intégration et excellente capacité de rédaction, capacité à compiler des contributions issues de différentes sources afin de rédiger de façon claire et concise, capacité à influencer au-delà des limites organisationnelles et à communiquer de façon persuasive ;

7.  Capacité à déterminer et à répondre aux besoins des clients conformément aux règles établies en matière de traitement de rapports élaborés et capacité à identifier des solutions adaptées, ainsi que d'autres options, si nécessaire ;

8.  Capacité à représenter le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général/la Division des affaires et travaux du Conseil, ainsi que les Administrateurs et la Haute direction à l'échelle du Groupe de la Banque ; capacité à agir avec tact et discrétion et compétences en matière de diplomatie pour gérer les questions sensibles ;

9.  Capacité à travailler rapidement sous pression, à faire preuve d'ingéniosité et souci du détail ;

10.  Capacité à atteindre les résultats et à identifier des solutions axées sur les services dans l'intérêt des clients ;

11.  Capacité à initier des collaborations au-delà des limites organisationnelles et à l'échelle du Groupe de la Banque, en mettant en lumière des idées divergentes ;

12.  Une expérience du secteur privé constitue un atout supplémentaire ;

13.   Expérience dans les opérations concernant les projets et/ou les politiques ;

14.  Capacité à fournir un appui intellectuel et technique aux membres du personnel et aux consultants de la Banque ;

15.  Compétences dans l'efficacité opérationnelle ;

16.  Capacité à faire preuve d'innovation et de créativité ;

17.  Capacité à résoudre des problèmes ;

18.  Compétences en communication ;

19.  Compétences dans l’orientation client ;

20.  Capacité à travailler au sein d'équipe et sens de la gestion des relations ;

21.  Capacité à communiquer efficacement à l'écrit comme à l'oral en anglais ou en français et bonne connaissance pratique de l'autre langue ;

22.  Maîtrise de l'utilisation des applications courantes de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint) ; la connaissance de SAP serait un atout supplémentaire ;

23.  Compétence dans l'utilisation des outils liés aux documents du Conseils et de tout autre outil susceptible d'appuyer l'efficacité du Conseil et de parvenir à un Conseil électronique.

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou une capture d’écran indiquant le problème à : HR Direct HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

 

 


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