MISE EN GARDE CONTRE L’UTILISATION FRAUDULEUSE DU NOM DE LA BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT (BAD) En savoir plus

Charge(e) Principal(e) du Budget de la Programmation et de la Performance

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  • Titre du poste: Charge(e) Principal(e) du Budget de la Programmation et de la Performance
  • Grade: PL 4
  • Poste N°: 50065453
  • Référence: ADB/17/297
  • Date de publication: 10/11/2017
  • Date de clôture: 24/11/2017
  • Pays: Côte d'Ivoire

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 80 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l'énergie, l'agro-industrie, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision. 

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement ; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs Départements et Unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et de médiation, le Secrétariat du Comité d’appel, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du conseil juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général.

LE DEPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat Général de la Banque est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, « le Top 5 », et du Modèle de Développement et de Prestation de Services en améliorant le processus de prise de décision des instances de gouvernance et en nouant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. Le Département PSEG est composé : (i) du Bureau du Secrétaire Général qui, outre ses propres attributions, est chargé de gérer la Section de la gestion des documents et des archives et la Section de la gouvernance institutionnelle et des relations avec les actionnaires; (ii) de la Division des affaires et des délibérations du Conseil; iii) de la Division du protocole, des privilèges et immunités et des Missions Diplomatiques; et (iv) et de la Division des conférences et réunions.

LE POSTE:

Au sein du Secrétariat Général, les principales fonctions du/de la Chargé(e) Principal(e) du Budget, de la Programmation et de la Performance des activités consistent à :

  • Assurer la préparation et le suivi de l’exécution du budget et du programme de travail 
  • Gérer les ressources humaines et assurer la conduite du changement 
  • Gérer la performance 
  • Superviser la gestion administrative et financière
  • Assurer le reporting financier / analytique du Secrétariat général au Secrétaire Général et aux Chefs de Division
  • Assurer le rôle de point focal du plan de continuité d’activités

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision du Secrétaire Général et en étroite collaboration avec les chefs de division,  le/la Chargé(e) Principal(e) du Budget, de la Programmation et de la Performance des activités assure les missions suivantes:

·  Préparation - Suivi d’exécution du budget et du programme de travail :

1.  Coordonner la préparation du budget administratif et d’investissement et du programme de travail du Secrétariat Général et assurer et le suivi de leur exécution, afin de réduire le risque de non-exécution. Ceci consiste à travailler régulièrement en étroite collaboration avec les chefs de division, chefs de section pour la rédaction des appels d’offres, l’élaboration du budget et veiller à l’exécution efficace du programme de travail conformément aux objectifs;

2.  Préparer et suivre les autres budgets relevant de la compétence du Secrétariat Général, à savoir le budget du Bureau des gouverneurs dont celui des Assemblées annuelles, du Fond africain de développement, du Comité consultatif des gouverneurs, du budget des bureaux des Administrateurs et les budgets des évènements institutionnels, etc.

3.  Assurer l’alignement des ressources allouées au programme de travail et s’assurer qu’elles répondent aux priorités institutionnelles;

4.  Concevoir et proposer au Secrétaire Général, aux chefs de division et aux bureaux des Administrateurs des mesures d’amélioration du processus de la préparation et d’exécution du budget au sein du Secrétariat général;

5.  Etablir les paramètres requis pour soutenir les ajustements du programme de travail du Bureau du Secrétariat Général et des ressources budgétaires en cours d’année;

6.  Assister dans la recherche de ressources budgétaires et initier les demandes de transferts nécessaires dans SAP et faire un suivi jusqu’à son approbation ;

7.  S’assurer de la conformité des décisions d’engagements contractuels et/ou budgétaires par rapport au règlement financier de la Banque et politiques et procédures subséquentes en vigueur. Assister le Secrétariat général dans la validation des imputations budgétaires des dépenses afin d’assurer la correcte utilisation des ressources budgétaires allouées;

8.  Contribuer au renforcement des capacités des gestionnaires des centres de coût du Secrétariat général afin de s’assurer de la bonne mise en œuvre du budget ;

9.    Assurer la mise en œuvre efficace du Système d’enregistrement du temps d’activité (SETA) au sein du Secrétariat général et assister les utilisateurs le cas échéant ;

10.  Assurer la liaison avec les unités organisationnelles compétentes, selon les besoins, pour toutes les questions liées au système SETA ;

11.  Servir de point focal et de porte-parole en matière de gestion budgétaire en étroite collaboration avec le département de la programmation du budget ;

·  Gestion des Ressources Humaines et Conduite du Changement :

12.  Assister le Secrétaire Général dans la gestion des ressources humaines du département, aussi bien sur le plan du recrutement, du renforcement des capacités, de l’élaboration de stratégie de réorganisation que sur la gestion du changement, dans le but de renforcer l’efficience et le rendement du Secrétariat général tout en assurant des perspectives d’évolution;

·  Gestion de la Performance :

13.  Assister et conseiller le Secrétaire Général, les chefs de division et de section dans la définition et l’établissement des objectifs, des indicateurs clés de performance du Secrétariat général;

14.  Assurer le suivi des indicateurs de performance du Bureau du Secrétariat Général et recommander des mesures correctives en cas de non atteinte des objectifs;

15.  Développer et /ou mettre en œuvre les processus et pratiques d’excellence de planification des activités, de budgétisation et de suivi et d’analyse de performance au niveau de chaque centre de coûts du département afin de renforcer l’efficience du secrétariat général.

16.     Faciliter la prise de décision du Secrétaire Général, des chefs de division et du personnel élu en fournissant une analyse approfondie de données financières et non financières.

·  Supervision Gestion Administrative et Financière :

17.  Coordonner, superviser et assister les gestionnaires de centre de coût dans le processus de recrutement des consultants et d’acquisitions institutionnelles en s’assurant que les règles, procédures et principes de la Banque soient respectés ;

18.  Consolidation des données relatives au recrutement des consultants et personnel de courte durée;

19.     Superviser le processus d’acquisitions des biens et services, relatifs au programme de travail de PSEG, des assemblées annuelles, des réunions statutaires et de tous autres évènements institutionnels, en relation avec le département des achats, de la comptabilité et de la trésorerie.

20.  Superviser le traitement des dépenses, des frais de mission et des droits de prise de fonction et de fin de mandat du personnel élu, des paiements des dépenses des gouverneurs, organes subsidiaires du Conseil des Gouverneurs, des invités spéciaux de la Banque et des administrateurs suppléants.

·  Reporting :

21.  Concevoir les rapports  mensuels, trimestriels, semestriels et annuels d’activités du Secrétariat général et assurer la prise en compte en temps voulu dans le reporting institutionnel trimestriel du département de la programmation du budget ;

22.  Etablir un reporting mensuel sur l’exécution du budget, du programme de travail, du SETA, des indicateurs de performance et des ressources humaines (staff, Consultants et personnel de courte durée) au sein du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat Général en développant  un tableau de bord à l’attention du Secrétaire Général et des chefs de division / section ;

23.     Faire le suivi des recommandations émises pour le Bureau du Secrétariat général, par les auditeurs externes auprès du bureau de la Vice-Présidence Principale. 

·  Plan de Continuité d’Activités

24.  Superviser et coordonner la mise à jour des plans des plan de continuité d’activité en assistant les points focaux de chaque division dans l’élaboration de leur stratégie de gestion de continuité d’activités ;

25.  Assurer la mise à jour des données renseignées dans l’application SUNGARD et effectuer le relais entre l’équipe en charge des plans de continuité d’activités et le Secrétariat général.

26.    Assurer toute autre activité demandée par le Secrétaire Général.

Critères de sélection

1.  Etre titulaire au moins d’un master ou diplôme équivalent en Gestion, Finances, Business Administration ou autres disciplines connexes ;

2.  Justifier d’au moins six (6) années d’expérience pertinente dans la conception, le pilotage, le suivi de budget ;

3.  Une expérience dans le secteur privé serait un avantage supplémentaire;

4.  Expérience de travail dans des contextes internationaux, multiculturels et hétéroclites;

5.  Compétences dans l’accompagnement à la conduite du changement ;

6.   Bonne maîtrise de la planification budgétaire, de la conception de programme de travail non opérationnel;

7.  Aptitude à mener des analyses conceptuelles et stratégiques pour établir des diagnostics et résoudre des problèmes multiples et simultanés ;

8.  Aptitude à développer et former les membres de l’équipe en vue de créer un environnement de travail dynamique et propice à la prise de responsabilités

9.  Capacité à communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en français ou en anglais et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue;

10.  Maîtrise  des  logiciels  couramment  utilisés  à  la  Banque (Word,  Excel,  Access,  PowerPoint); la connaissance de SAP est souhaitable.

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D'EMPLOI Y AFFÉRENTES

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