MISE EN GARDE CONTRE L’UTILISATION FRAUDULEUSE DU NOM DE LA BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT (BAD) En savoir plus

Assistant(e) de Programme

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  • Titre du poste: Assistant(e) de Programme
  • Grade: GS7
  • Poste N°: 50001419
  • Référence: ADB/17/381
  • Date de publication: 09/08/2017
  • Date de clôture: 29/08/2017
  • Pays: Côte d'Ivoire

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 80 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l'énergie, l'agro-industrie, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision. 

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement ; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs Départements et Unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et de médiation, le Secrétariat du Comité d’appel, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du conseil juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général.

Le département/la division qui recrute :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat Général de la Banque est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, « le Top 5 », et du Modèle de Développement et de Prestation de Services en améliorant le processus de prise de décision des instances de gouvernance et en nouant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. Le Département PSEG est composé : (i) du Bureau du Secrétaire Général qui, outre ses propres attributions, est chargé de gérer la Section de la gestion des documents et des archives et la Section de la gouvernance institutionnelle et des relations avec les actionnaires; (ii) de la Division des affaires et des délibérations du Conseil; iii) de la Division du protocole, des privilèges et immunités et des Missions Diplomatiques; et (iv) et de la Division des conférences et réunions.

Les principales fonctions de la Division des Affaires et Procédures du Conseil (PSEG.1) sont les suivantes: i) préparer les programmes de travail, l'ordre du jour et les calendriers des réunions des Conseils et des Comités; ii) organiser des réunions des Conseils et de leurs comités, et leur fournir des services de secrétariat; iii) fournir des services de secrétariat aux Conseils des Gouverneurs et à leurs organes subsidiaires, et gérer les relations entre ces Conseils et la Haute Direction ; iv) assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions des Conseils par les unités organisationnelles concernées; et v) fournir des services administratifs et de soutien aux membres du Personnel élu, et leur apporte son soutien en matière de recrutement pour leurs bureaux ; et (vi) Préserve et sauvegarde la mémoire institutionnelle de la Banque.

LE POSTE:

Au sein du Secrétariat Général, le rôle de l’Assistant(e) de programme consiste à :

1.  Apporter une assistance dans la mise en œuvre du programme de travail de la Division, y compris un soutien technique dans les domaines spécifiques, comme la création sur SAP des numéros de prêts et dons approuvés par le Conseil d’Administration et la Haute Direction, la gestion de la base de données de toutes les approbations du Conseil, le soutien informatique, l’assistance éditoriale, le suivi détaillé de toutes les approbations du Conseil d’Administration.

2.  Centraliser, vérifier et insérer les informations mises à jour dans le portail des Administrateurs (E-Board).

3.  Contribuer à la saisie et à la finalisation du programme trimestriel de travail des Conseils d’Administration et élaborer les statistiques concernant le volume indicatif des Conseils d’Administration.

4.  Assurer le suivi avec les complexes concernés en vue du respect des délais de distribution des documents aux Conseils d’administration. 

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision du/de la Coordonnateur(trice) en chef des programmes et du contrôle qualité; et la direction du/de la Chef de Division, l’Assistant(e) de programme assure les missions suivantes:

1.  Créer sur le système SAP (Production) tous les numéros de prêts et dons approuvés par le Conseil d’Administration de la Banque ; ceci implique une coordination directe avec tous les chargés de projets des différents départements concernés ;

2.  Suivre toutes les questions en suspens liées à la saisie des données dans SAP au sein des différents complexes de la Banque et alerter les chargés de projets par mail, en copiant toutes les parties intéressées, si la saisie n’est pas complète ;

3.  Publier et poster sur le portail des Administrateurs les informations relatives aux activités des Conseils et assurer la mise à jour ;

4.  Préparer une liste exhaustive des approbations faites par le Conseil d’Administration de la Banque ;

5.  Assister la revue des Présentations PowerPoint de la Division pour le Conseil d’Administration et les différents Comités ;

6.  Suivre les délais de distribution des documents tels que prescrits par le Conseil d’Administration, et contribuer à la mise à jour du programme trimestriel de travail du Conseil d’Administration ;

7.  Contribuer à la mise à jour de la matrice de suivi des recommandations du Conseil d’Administration ;

8.  Assurer, au besoin, la liaison avec CHIS sur les questions relatives à SAP et les autres aspects de la technologie informatique, notamment en ce qui concerne le traitement et le suivi des documents des Conseils d’Administration ;

9.  Accomplir toute mission que lui confie le/la Chef de Section ou le/la Chef de Division.

Critères de sélection

1.  Être titulaire d’au moins une Licence ou un diplôme équivalent en Gestion, Développement, Communications, Système IT ou toutes autres disciplines connexes

2.  Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience pertinente dans une grande institution financière et/ou une banque de développement multilatéral ou une institution comparable.

3.  Une expérience dans le secteur privé serait souhaitable.

4.  Bonne connaissance des activités des Conseils d’administration et du fonctionnement du Secrétariat Général serait un atout supplémentaire.

5.  Capacité de rédaction et bonnes aptitudes à communiquer sont un plus.

6.  Bonne capacité de recherche, d’analyse et de traitement  rapide de l’information.

7.  Aptitudes à assurer le service aux clients, bonnes compétences organisationnelles, aptitudes à effectuer des tâches polyvalentes.

8.  Attention aux détails et aptitude à travailler avec une équipe de travail polyvalente et multiculturelle.

9.  Parfaite maitrise des programmes, des opérations, des politiques et procédures de la Banque serait un atout supplémentaire.

10.  Capacité à communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en français ou en anglais et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

11.  Maîtrise des logiciels couramment utilisés à la Banque (Word, Excel, Access, PowerPoint); la connaissance de SAP est souhaitable.

Information sur le poste :

 

LE PRESENT POSTE N’EST PAS ASSORTI DE CONDITIONS DE RECRUTEMENT INTERNATIONAL (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDERE COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET N’AURA DONC PAS LE STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL)

 

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

 


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