MISE EN GARDE CONTRE L’UTILISATION FRAUDULEUSE DU NOM DE LA BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT (BAD) En savoir plus

Secrétaire – Bureau Pays

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  • Titre du poste: Secrétaire – Bureau Pays
  • Grade: GS6
  • Poste N°: 50097488; 50097483; 50097485
  • Référence: ADB/18/125
  • Date de publication: 11/07/2018
  • Date de clôture: 10/08/2018

Objectifs

Lieu d’affectation :

 

Bureaux Pays : Benin, Guinée, Niger

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (Top 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

LE COMPLEXE :

La Banque s’est réorganisée et est en train de mettre sur pied le Complexe chargé du développement régional, de l’intégration et de la prestation des services, dont l’objectif principal est de renforcer les capacités régionales et de rapprocher des régions la responsabilité des activités au bénéfice des clients. Cinq Plateformes de développement régional, d’intégration et de prestation de services ont été créées, dirigées chacune par un Directeur général. Il s’agit de : Afrique australe, Afrique du Nord, Afrique de l’Ouest, Afrique de l’Est et Afrique centrale.

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :

Les différents bureaux extérieurs de la Banque relèvent de l’une des cinq (5) plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services. La plateforme supervise un ensemble composé de de bureaux extérieurs et de liaison, ainsi que de pays où la Banque ne dispose pas de bureaux. Le directeur général adjoint rend compte au directeur général des activités de la région dans laquelle ils sont affectés. Chaque plateforme accueillera les opérations pertinentes, les fonctions de mise en œuvre de projets et de développement des activités et des capacités administratives dans un service partagé pour un déploiement rapide dans les différents pays, afin de contribuer à l’efficacité de la Banque sur le terrain. 

Les bureaux pays de la Banque africaine de développement ont été créés pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille des projets et assurer la coordination de l'aide avec d'autres partenaires au développement.

LE POSTE :

Le/la Secrétaire travaillera en étroite collaboration avec le Chef de bureau pays et l’équipe pour fournir une assistance au plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Chef de bureau pays et l’équipe à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision du Chef de bureau pays, le/la Secrétaire effectuera les tâches suivantes :

1.  Prendre des rendez-vous pour les experts et les autres membres du personnel du bureau pays et tenir leurs calendriers à jour;

2.  Recevoir les visiteurs et s’occuper d’eux avec tact et discrétion;

3.  Préparer le matériel de présentation que les experts utilisent lors de leurs missions officielles et de réunions spéciales;

4.  S’occuper des questions de protocole en matière d’accueil des visiteurs venant rencontrer les experts et des visiteurs du Bureau;

5.  Organiser les réunions d’experts; assister le/la Secrétaire du Chef de bureau pays dans la coordination des réceptions officielles que donne le/la Représentant(e) résident(e);

6.  Prendre part aux réunions du personnel, prendre des notes et produire des rapports en l’absence du/de la Secrétaire du Chef de bureau pays;

7.  Rédiger la correspondance sur les questions qui ne sont pas de fond et veiller à leur suivi;

8.  Gérer le courrier entrant et sortant des experts et les communications téléphoniques du Bureau;

9.  Maintenir un système de classement; traiter les rapports de retour de mission des experts, veiller à la qualité des documents nécessitant l’approbation et/ou la signature des experts et autres membres du personnel;

10.  Préparer et finaliser les projets de correspondance (lettres, faxes, etc.) touchant à divers aspects en lieu et place des experts, préparer les comptes rendus des réunions des experts.

Critères de sélection

1.  Être titulaire d’au moins une licence ou un diplôme équivalent en communication, en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe. Une formation supplémentaire en secrétariat bureautique, en administration ou en gestion de bureau serait un atout.

2.  Justifier d’au moins quatre (4) années d'expérience professionnelle pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d'un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale.

3.  Être capable de travailler sous pression et de définir les priorités dans le cadre dynamique d'un milieu international et multiculturel. Capacité de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses.

4.  Avoir la capacité de gérer rapidement et efficacement des demandes internes et externes.

5.  Démontrer une aptitude à gérer des demandes et des priorités simultanées et évolutives ainsi que des délais serrés.

6.  Maitriser les équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.).

7.  Démontrer un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et une assistance au plan administratif.

8.  Pouvoir exécuter plusieurs tâches en même temps; avoir d’excellentes compétences en résolution de problèmes et une grande attention aux détails.

9.  Être capable de communiquer efficacement; démontrer un excellent sens du service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe, des aptitudes dans le travail d'équipe et l'établissement de relations.

10.  Être capable de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle.

11.  Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation.

12.  Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.

13.  Être capable de communiquer efficacement à l'écrit comme à l'oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l'autre langue.

14.  Maîtriser les applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint). Une connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout.

Information sur le poste :

 

CE POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D'EMPLOI INTERNATIONAL. (LE/LA TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ(E) COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET N'AURA PAS LE STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG


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